Armonea en zijn uitdagingen:
Hoewel Armonea al gebruikmaakte van een geautomatiseerd facturatiesysteem (Basware), bleven veel facturen buiten de boot vallen. Vooral kleinere leveranciers, zoals lokale bakkers of bloemenwinkels, stuurden hun facturen via e-mail of op papier. Deze facturen moesten telkens handmatig ingevoerd, gecontroleerd en doorgestuurd worden naar het boekhoudsysteem. Een proces dat vaak minuten per factuur in beslag nam.
Van manueel naar moeiteloos en foutloos:
In samenwerking met Ricoh koos Armonea voor de implementatie van DocuWare, een intelligente document managementoplossing die inkomende facturen automatisch herkent, verwerkt en digitaliseert. Facturen die per e-mail binnenkomen, worden automatisch ingelezen door DocuWare. Vervolgens worden relevante gegevens zoals factuurnummer, datum en bedrag gevalideerd door slechts vier medewerkers, waarna de facturen automatisch worden doorgestuurd naar het boekhoudsysteem Agresso. Het resultaat? Minder tijd aan papierwerk, meer tijd voor waar het écht om draait: kwaliteitsvolle zorg voor duizenden bewoners.
“DocuWare verhoogt niet alleen onze efficiëntie en productiviteit, het platform neemt alle info ook naadloos over. Daardoor kunnen we nauwkeuriger en zo goed als foutloos werken. ”
Nadia Zariouh
Teamleader Accounts Payable bij Armonea
