Klantcase
Gemeente Manage reduceert verwerking tijd van belastingsbrieven van dagen naar één uur met Ricoh
Gemeente Manage en haar uitdagingen
De gemeente Manage in de provincie Henegouwen (ongeveer 23.000 inwoners) stond voor een flinke administratieve uitdaging. Elk jaar moesten bijna 10.000 aanslagbiljetten manueel afgehandeld worden: printen, vouwen, enveloppen, frankering, transport naar bPost... en dat was nog maar het begin. Ook herinneringen (1.500-2.000 stuks) en aangetekende brieven aan laatbetalers namen extra dagen in beslag.
In totaal waren zo zes volledige werkdagen nodig voor het versturen van belastingbrieven, herinneringen en aangetekende zendingen. Daar komen nog de printkosten, de aanschaf van enveloppen, het handmatig vouwen, de brandstof voor het transport van de brieven, en de verzendkosten bij. In twee woorden samengevat was dit tijdrovend en duur.
Invoering van Easy Tax Sending en Click & Post
Het versturen van belastingbrieven was voor gemeentemedewerker Philippe Hanard jarenlang een tijdrovende taak. Vandaag verloopt dat proces met één muisklik. Dankzij de oplossingen ‘Easy Tax Sending’ en ‘Click & Post’ worden de documenten in massa afgedrukt, gevouwen, verpakt, gefrankeerd en veilig verstuurd via bpost.
Om vertrouwelijkheid en correcte distributie te garanderen, maakt de gemeente gebruik van Mail ID. Daarbij worden de coördinaten van de ontvangers gekoppeld aan een barcode, waardoor veiligheid en een vlotte verwerking verzekerd zijn. Bovendien profiteert de gemeente van voorkeurstarieven bij het verzenden.
Ook Click & Post biedt extra flexibiliteit: of het nu gaat om brieven, herinneringen of aangetekende zendingen, alles wordt vanuit één platform geregeld. Een modeldocument wordt eenvoudig opgeladen, gepersonaliseerd en na goedkeuring automatisch door Ricoh verwerkt en verzonden. Het resultaat spreekt voor zich: wat vroeger dagen in beslag nam, is vandaag in een uur afgerond. Philippe Hanard kan zich nu concentreren op belangrijkere taken voor de burgers.
"Iets waar vroeger meerdere uren voor nodig was, wordt vandaag in een kwartier afgehandeld."
Philippe Hanard
Verantwoordelijke gemeentebelasting
Klaar om tijd én verzendkosten te besparen?
Vraag een demo aan en wij berekenen onmiddellijk uw voordeel.
Laat uw gegevens achter en wij nemen snel contact op.