Vraag een gratis proefperiode aan voor RICOH Spaces en ontdek de voordelen van dit Workplace Management Platform.
Diensten voor de werkplek
RICOH Spaces
Een mensgerichte werkplekbeheerplatform. Het stelt medewerkers in staat om eenvoudig een werkplek, parkeerplaats of vergaderruimte te reserveren, en organisaties om ruimtes, bezoekers en bedrijfsmiddelen te beheren en tegelijkertijd het daadwerkelijke gebruik van kantoorruimtes te volgen — om hybride werken te vereenvoudigen.
Verbind medewerkers, werkplekken en ervaringen
Als organisatie sta je voor de uitdaging om hybride werken doorlopend te optimaliseren. En om de werkomgeving hier volledig op in te richten.
Met RICOH Spaces maak je dit mogelijk. Hiermee boeken medewerkers eenvoudig een werkplek, parkeerplek of vergaderruimte. Terwijl je als organisatie het aantal werkplekken, ruimtes en parkeerplekken eenvoudig beheert en inzicht krijgt in het kantoorgebruik. Je beschikt over een dynamisch platform waarmee je hybride werken maximaal faciliteert.
- Gebruiksvriendelijk ontwerp
- Wereldwijd toepasbaar en in meerdere talen beschikbaar
- De nieuwste cloudtechnologie waarmee het platform schaalbaar wordt
- Uitgebreide gegevensverzameling stelt je in staat om de werkplekervaring doorlopend te optimaliseren
- Profiteer van partnerintegraties met Ricoh als centraal aanspreekpunt
Vereenvoudig het beheer van uw werkruimtes met één enkel platform
-
(Vergader)ruimtes en werkplekken reserveren
-
Digitale bewegwijzering van uw gebouw
-
Bezoekersbeheer
-
Assetbeheer
-
Analyse van gegevens en inzichten
-
Add-on voor milieu en bezetting via IoT-sensoren
-
Beheer van werkplekproblemen
(Vergader)ruimtes en werkplekken reserveren
Bied uw medewerkers een eenvoudige en snelle bureaureservering
Medewerkers zien meteen welke (vergader)ruimtes en bureaus beschikbaar zijn. Ze reserveren eenvoudig een werkplek op een 3D-plattegrond via de app of webbrowser. Door werkzones aan te maken, zorg je ervoor dat teamleden elkaar snel vinden. Zij kunnen dan een werkplek vlakbij reserveren om soepel samen te werken.
Stroomlijn het werkplekbeheer dankzij integratie met serviceaanvragen:
- Boek gekoppelde vergaderruimtes in één keer
- Beheer bezoekers binnen dezelfde workflow
- Vraag services aan tijdens het boeken, zoals catering
- Beveilig belangrijke vergaderruimtes met authenticatie
- Zoek ruimtes met specifieke functies (via de webbrowser of plattegrond)
Gebruik de 'verberg mijn naam'-functie om de privacy te waarborgen
Digitale bewegwijzering van uw gebouw
Maak de weg door uw gebouwen eenvoudiger dankzij interactieve 3D-bewegwijzering
Medewerkers boeken eenvoudig een werkplek vanaf een display op kantoor. Op dit display is een live plattegrond te zien. In één oogopslag zie je waar collega’s aan het werk zijn. Ook is de kantoorindeling makkelijk in te zien voor bezoekers. Belangrijke voorzieningen zoals toiletten, nooduitgangen en kantines zijn snel te vinden.
Laat dit display ook zien op andere schermen op kantoor. Dan navigeren bezoekers nog eenvoudiger door het kantoor. Dit draagt bij aan een positieve ervaring.
Bezoekersbeheer
Efficiënt, digitaal bezoekersbeheer
Of je nu een kleinschalig kantoor of een grootzakelijke organisatie met meerdere vestigingen beheert: profiteer van flexibel en schaalbaar bezoekersbeheer, dat eenvoudig aan te passen is op jouw unieke behoeften.
Beheer bezoekers effectief, efficiënt en veilig. Bepaal zelf hoe bezoekers zich aanmelden en verbeter hun ervaring. Houd eenvoudig grip op wie het gebouw betreedt. En kies zelf welke gegevens je van hen verzamelt. Handmatige processen en papieren logboeken bijhouden hoeft niet meer. Via de gebruikelijke interface geef je bezoekers vooraf snel en eenvoudig op. En zorg je dat de ontvanger een notificatie krijgt zodra de gasten arriveren.
Assetbeheer
Volg en beheer uw assets eenvoudig
Met deze module traceer je bedrijfsmiddelen in verschillende faciliteiten. Reken op functies zoals:
- Lokalisering van bedrijfsmiddelen: visualiseer bedrijfsmiddelen op digitale plattegronden, voor eenvoudige identificatie via geïntegreerde bewegwijzering.
- Registratie van bedrijfsmiddelen: scan barcodes om bedrijfsmiddelen te registreren met bestaande assetlabels.
- Metadata van bedrijfsmiddelen: sla essentiële informatie op, zoals serienummers, modellen en eigendomsrechten.
- Integratie van technisch issue management: synchroniseer met de issue management-module om incidenten met bedrijfsmiddelen af te handelen.
Analyse van gegevens en inzichten
Neem betere beslissingen dankzij realtimegegevens
Realtime informatie via dashboards en rapporten biedt inzicht in ruimtegebruik, populaire plekken en (opkomende) trends. Hiermee maak je weloverwogen beslissingen voor de inrichting van de werkomgeving.
Add-on voor milieu en bezetting via IoT-sensoren
Optimaliseer uw ruimtes met realtime data (IoT)
Pas de nieuwste sensortechnologie toe en krijg realtime gegevens over je werkomgeving.
De gegevens worden rechtstreeks geïntegreerd in de rapportage over je werkplek. Hierdoor doe je inzichten op die zijn afgestemd op jouw behoeften. Vergelijk bijvoorbeeld gereserveerde en werkelijk gebruikte ruimtes en ontdek actuele trends. De IoT-sensoren bieden de volgende mogelijkheden:
- Krijg realtime inzicht in het aantal personen op plattegronden
- Annuleer vergaderruimtes automatisch als deze 10 minuten voor aanvang niet bezet zijn
- Monitor de CO2-uitstoot en beheer het energieverbruik efficiënt, en bevorder zo de duurzaamheid van je werkomgeving
- Vergelijk hoe medewerkers bureaus en ruimtes reserveren en gebruiken
- Bekijk of vergaderruimtes langer worden gereserveerd dan nodig is. En of de grootte van de ruimte volstaat voor het aantal deelnemers. Verbeter op basis van deze informatie de efficiency van je vergaderruimtes.
Beheer van werkplekproblemen
Verminder onderbrekingen dankzij proactief incidentbeheer
Op elke werkplek snel en soepel aan de slag. Met deze module los je eventuele issues in de ruimte of met bedrijfsmiddelen snel en eenvoudig op. Zo beperk je storingen tot een absoluut minimum en neemt de efficiency toe. Gebruikers sturen via het platform zelf foto's van het issue (bijvoorbeeld met apparatuur of technologie), zodat deze snel en vakkundig wordt opgelost.
7 dagen gratis proefperiode
FAQ
Veelgestelde vragen
Wat is een werkplekbeheerplatform?
Een werkplekbeheerplatform is een digitale oplossing waarmee bedrijven hun werkruimtes kunnen beheren, optimaliseren en reserveren. Het centraliseert functies zoals het reserveren van bureaus, vergaderruimtes en parkeerplaatsen, het beheren van bezoekers en het analyseren van de bezettingsgraad van ruimtes.
Met RICOH Spaces genieten medewerkers van een vlottere werkervaring doordat ze eenvoudig de middelen kunnen vinden die ze nodig hebben. Tegelijkertijd beschikken bedrijven over waardevolle inzichten om het gebruik van hun locaties te optimaliseren, kosten te verlagen en een efficiëntere hybride
Welke functionaliteiten biedt RICOH Spaces?
Zeven modules:
- Bureaureservering
- Analyse van data en inzichten
- Oriëntatie (wayfinding) via interactieve 3D-bewegwijzering
- Bezoekersbeheer
- Assetbeheer
- Een aanvullende module voor milieu en bezettingsgraad via IoT-sensoren
- Beheer van werkplekproblemen
Hoe reserveer ik een bureau of vergaderruimte met RICOH Spaces?
Met RICOH Spaces kunnen medewerkers eenvoudig een werkplek reserveren via een gebruiksvriendelijke interface die toegankelijk is vanaf een computer of mobiel apparaat.
Ze kunnen zoeken naar:
- een beschikbare werkplek;
- een vergaderruimte met de gewenste capaciteit;
- een ruimte met specifieke voorzieningen;
- een locatie in de buurt van hun collega’s.
Dankzij de reserveringsfunctie komen medewerkers op kantoor aan en weten ze precies waar ze kunnen werken.
Hoe kan ik de vastgoedkosten van mijn bedrijf verlagen?
Om uw vastgoedkosten te verlagen, is het essentieel om te begrijpen hoe uw ruimtes daadwerkelijk worden gebruikt. Door de bezettingsgraad van kantoren te analyseren, kunt u onderbenutte ruimtes identificeren, de inrichting van uw locaties optimaliseren en uw werkruimtes aanpassen aan nieuwe werkvormen, zoals hybride werken.
Een werkplekbeheerplatform zoals RICOH Spaces helpt u om beslissingen te nemen op basis van concrete data, zodat u uw kantoren efficiënter kunt benutten, ongebruikte ruimtes kunt verminderen en uw vastgoedkosten beter kunt beheersen.
Moeten medewerkers elke dag hun bureau reserveren?
Dit hangt af van het beleid dat elke organisatie heeft ingevoerd.
Sommige organisaties werken uitsluitend met reserveringen, terwijl andere een combinatie gebruiken van toegewezen bureaus, vrije werkplekken (« flex desks ») en occasionele reserveringen.
Het platform maakt het mogelijk om het beheer van werkruimtes aan te passen aan de specifieke behoeften van elke organisatie.
Hoe kan ik weten of mijn kantoorruimtes effectief worden gebruikt?
Een werkplekbeheerplatform levert bezettingsgegevens waarmee u inzicht krijgt in hoe uw locaties worden gebruikt.
Verantwoordelijken kunnen analyseren:
- de dagen met de hoogste bezetting;
- de meest gevraagde ruimtes;
- de weinig gebruikte vergaderruimtes;
- de aanwezigheidstrends van medewerkers.
Deze inzichten maken het mogelijk om ruimtes te optimaliseren op basis van concrete gegevens, in plaats van uitsluitend op veronderstellingen.