DPD kiest Ricoh voor hybride meeting rooms en deskbeheer in hypermodern hoofdgebouw

L’efficacité au bureau permet des livraisons plus fluides

De meeste bedrijven zijn volop bezig met het heruitvinden van hun kantoren. DPD ging zelfs nog een stapje verder in de transformatie van de kantoorbeleving. De medewerkers van het koeriersbedrijf boeken vandaag niet enkel hun zitje op kantoor, ze kunnen ook een laadpaal voor hun elektrische wagen online reserveren. Ricoh zorgde er bovendien voor dat DPD in z’n nieuwe hoofdgebouw over moderne vergaderzalen beschikt die zijn aangepast aan het hedendaagse werken. 

• Meeting rooms met dubbele schermen en slimme camera’s om hybride vergaderingen eenvoudiger te maken
• Implementatie van Logitech-hardware om meetings te automatiseren
• Ricoh Spaces vergemakkelijkt het boeken van flex desks, meeting rooms en parkeerplaatsen, inclusief opladers voor elektrische wagens

Dankzij alle online bestellingen en bijhorende pakjesleveringen, zag DPD z’n business de voorbije jaren exponentieel toenemen. Daarnaast ging het Franse koeriersbedrijf ook mee in de evolutie naar meer thuiswerk voor kantoormedewerkers. Twee evoluties die DPD met z’n nieuwe hoofdgebouw en state-of-the-art sorteercentrum in Vilvoorde wou ondersteunen.

Enerzijds kunnen ze er 20.000 pakjes volautomatisch verwerken, en anderzijds is het gebouw helemaal aangepast aan de verwachtingen rond het hybride werken. Voor dat laatste rekende DPD ook op de expertise van Ricoh. “Mensen komen vaak alleen nog naar kantoor om te vergaderen met collega’s, om met hen samen te werken of om klanten te ontmoeten. De moderne werkplek moet die verschuiving ondersteunen. Hierin heeft Ricoh intussen veel ervaring opgebouwd”, zegt Ellen Van Rompaey, Digital Sales Consultant bij Ricoh.

Hybride vergaderen

Om vergadermomenten maximaal te benutten, rustten Ricoh en Logitech de vergaderzalen van het nieuwe DPD-gebouw uit met slimme oplossingen voor hybride vergaderingen. Alle meeting rooms werden voorzien van een scherm en een Logitech Rally Bar, uitgerust met microfoons en speakers, aangevuld met een slimme camera die de sprekers volgt. Daarnaast werd Logitech Tap IP geïnstalleerd, zodat vergaderingen kunnen worden opgestart met één druk op de knop. Aan de ingang van elke zaal hangt een Tap Scheduler waarmee mensen in één oogopslag kunnen zien of de ruimte beschikbaar is. 

De boardroom kreeg nog een extra technologisch duwtje in de rug en werd uitgerust met een tweede scherm en de Logitech Scribe. Deze gespecialiseerde camera hangt boven een klassiek whiteboard en brengt aantekeningen en notities duidelijk in beeld, zodat werknemers op afstand hetzelfde gemak ervaren als hun collega’s ter plaatse.

Slim deskbeheer en bezoekersregistratie

De kantoormedewerkers van DPD werken tegenwoordig gedeeltelijk van thuis en op kantoor. Om die wisselende toestroom van werknemers in goede banen te leiden, maakt DPD voortaan gebruik van Ricoh Spaces – een krachtige manier om flex desks te verdelen en aan bezoekersregistratie te doen.

Werknemers krijgen vanop afstand steeds een volledig overzicht van beschikbare bureaus en meeting rooms en boeken vervolgens een desk naar keuze. Wie met een elektrische wagen rijdt, kan gebruik maken van een module om een parkeerplaats met laadpaal te reserveren. Zo wordt hybride werken niet alleen gemakkelijker voor werknemers, ook het management van DPD krijgt een beter inzicht in de optimale werkomstandigheden voor de medewerkers.

Nieuwe uitdagingen, nieuwe oplossingen

De snelle evolutie van werkomstandigheden zorgt voor een even snelle verandering in de professionele noden en verwachtingen van werknemers. Ricoh specialiseert zich in het moderniseren en implementeren van de hybride werkplek, zodat bedrijven als DPD zich kunnen focussen op hun core business: logistieke dienstverlening efficiënter maken.

“De technologie is uniform en gebruiksvriendelijk, zowel voor onze gebruikers als voor IT”, zegt Timothy De Ben, ICT Infrastructure Manager bij DPD. “De meeting rooms zijn de investering zeker waard. Onze mensen zitten minder lang in de auto en dankzij die besparing op reisuren hebben we er onze kosten na amper 3,5 maanden al terug uitgehaald. Dat is ook te danken aan de goede samenwerking met Ricoh. Ze hebben ons vanuit hun ervaring eerlijk advies gegeven en zorgden bij eventuele problemen altijd voor heel korte communicatielijnen.”

Lees hier de volledige case voor meer informatie over dit project.