LE DÉFI
Avant l'arrivée de DocuWare, Mayfair était submergé par des montagnes de dossiers papier alourdissant la charge de travail quotidienne. Pour chaque assuré, un dossier était créé, contenant la police d’assurance, les documents du client, les dossiers sur les objets assurés et les prestations, ainsi que de nombreux documents relatifs à la gestion des sinistres, tels que les rapports d'experts. Au fil des ans, des milliers de documents avaient ainsi été accumulés. La sécurité des documents devenait donc un élément crucial de leur transformation numérique. Les compagnies d'assurance sont également sujettes aux dégâts causés par l'eau ou le feu, mais elles ne peuvent pas se permettre de restreindre l'accès aux documents papier en cas d'urgence.
LA SOLUTION
DocuWare a d'abord été introduit dans le service des sinistres avant d'être étendu à la souscription et à la comptabilité. Les clients continuent de soumettre leurs documents sous diverses formes, y compris des documents papier, des courriels et même des messages WhatsApp. Cependant, la différence par rapport au passé est qu'il n'y a plus besoin d'imprimer ou de copier quoi que ce soit. Désormais, les employés transfèrent immédiatement tous les documents vers leurs archives numériques, soit par glisser-déposer, soit grâce à des fonctions simples de numérisation.
« En numérisant nos flux de travail, nous avons pu standardiser davantage nos processus. Cela a amélioré la qualité de notre travail interne et nous a permis de répondre plus rapidement aux demandes des clients. »
Peter Ngugi, Responsable adjoint de l'informatique chez Mayfair Insurance
