LE DÉFI
Horizon Underwriting Managers est l'une des principales compagnies d'assurance dans le secteur de l'assurance maritime et du transport en Afrique du Sud. Elle recherchait un système moderne de gestion des documents pour accélérer le traitement et réduire le temps et les efforts nécessaires à la préparation des contrats. Auparavant, les documents étaient imprimés, scannés puis envoyés aux clients par e-mail, tandis que les contrats étaient conservés dans une salle d’archive ignifugée. Cette double charge constituait une poids insoutenable à long terme pour l'entreprise, que ce soit en termes de gestion du volume important d'e-mails mais aussi en terme de respect des exigences légales.
LA SOLUTION
L'entreprise a déployé la solution DocuWare de Ricoh dans son service d'assurance, ce qui permet à présent aux employés de créer un nouveau contrat en moins de cinq minutes. DocuWare sélectionne automatiquement tous les documents et pièces jointes nécessaires à partir de divers modèles et les fusionne pour créer le libellé principal du contrat. L'employé n'a plus qu'à lancer un processus d'impression virtuel pour transférer tous les documents, entièrement indexés et signés, dans l'archive électronique et envoyer une copie du contrat au client par courrier électronique.
« Nos employés peuvent facilement accéder à notre banque de documents numériques tout en travaillant depuis leur domicile dans l'ensemble du pays. Grâce à des temps de traitement plus rapides, nous pouvons offrir un meilleur service à nos clients. En même temps, nous pouvons traiter un plus grand volume d'affaires avec les mêmes ressources. » "
Paul March, Président, Horizon Underwriting Managers
