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Les 3 principaux avantages de la Gestion Électronique des Documents (GED) pour le secteur financier

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Gestion des documents pour le secteur financier

Votre service financier traite un volume important d'informations critiques. En outre, vos processus financiers et comptables sont essentiels à la continuité de vos activités. Factures, bons de livraison, notes de frais, etc. Autant de données qui se présentent souvent sous forme de documents papier et dont le traitement, l'indexation et le stockage prennent du temps. ​
 
Le budget et les ressources étant limités, comment votre département financier peut-il gérer et partager l'information de la manière la plus efficace et la plus productive possible ?​
 
Nous expliquons ci-dessous les 3 avantages fondamentaux qu'offre un logiciel de gestion éléctronique des documents (GED) pour améliorer vos opérations financières.

1. Stockage et récupération rapides des informations

De nombreuses tâches collaboratives nécessitent le traitement de grandes quantités d'informations contenues dans de multiples documents et formats. La mise en place d'une GED améliorera l'efficacité du traitement de l'information, avec un impact significatif sur la performance de votre équipe.​
 
Par exemple, votre service de comptabilité traite 100 factures par jour. Supposons que votre service comptable traite chaque jour 100 factures qui sont stockées dans un système d'archivage physique. En outre, il doit également récupérer 10 factures déjà archivées. En effectuant ce processus manuellement, il perdrait environ 6 heures par jour.
 
En revanche, une GED réduit le temps de stockage ou de récupération d'un document à environ 30 secondes pour chacun d'eux. Cela représente une économie de 100 heures de temps administratif par mois pour votre équipe !

2. Gestion plus rapide des bons de livraison

Lorsque votre entreprise effectue une livraison à un client, le livreur demande à signer le bon de livraison. Ces bons de livraison sont envoyés quotidiennement ou hebdomadairement au service financier. Une fois qu'il les a reçus, le service financier doit examiner ces bordereaux d'expédition, trouver le contrat ou le bon de commande correct pour le comparer et le vérifier, créer la facture et l'envoyer, et enfin rassembler tous les documents dans un dossier en vue de leur stockage.
 
Une GED simplifie considérablement ce processus. Prenons un cas pratique dans lequel la gestion de 20 bons de livraison par jour implique 8 heures de travail manuel par semaine entre la livraison et la signature, l'envoi au service financier, la vérification, l'envoi des factures et le classement. L'utilisation d'une GED permet d'économiser environ 30 heures par mois. 
 
En outre, en combinant la GED avec l'utilisation d'un appareil mobile tel qu'une tablette, le collaborateur pourra scanner ou capturer les bons de livraison et les envoyer au bureau principal après chaque livraison. La facturation peut ainsi être plus rapide.

3. Réponse rapide aux demandes d’information

Environ 10 % des factures traitées nécessitent un suivi. Avec un système papier, il est facile de passer 15 à 20 minutes à répondre à une seule demande. Peut-être qu'un fournisseur appelle pour dire qu'il a payé le mauvais montant, ou qu'un client veut savoir pourquoi une réduction n'a pas été appliquée à sa facture.​
 
Lorsque cela se produit dans le cadre d'un processus manuel, le collaborateur doit rechercher la facture dans le dossier physique, la localiser et l'examiner. Il doit ensuite appeler le fournisseur ou le client pour clarifier le problème et enfin soumettre à nouveau la facture.
 
Si ce processus est automatisé, le temps de recherche des documents est réduit à quelques secondes et permet aux collaborateurs de résoudre les problèmes en une minute ou deux sans raccrocher le téléphone. Vous pourriez ainsi économiser environ 60 heures de travail par mois et obtenir rapidement un retour sur investissement substantiel pour votre entreprise. En outre, l'amélioration de l'expérience client permet d'accroître la satisfaction et la fidélisation.

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