Sur la voie d'un mode de travail entièrement numérique, de nombreuses entreprises choisissent d'abord de réduire le chaos de la recherche d'informations à court terme. Le stockage des documents physiques est complété ou remplacé par un scanner de documents. Par exemple, les reçus sont scannés et stockés numériquement pendant dix ans, même si le papier thermique s'est effacé depuis longtemps.

La fonctionnalité, l'efficacité et la sécurité juridique doivent répondre à certaines normes en fonction de votre lieu d'implantation et de votre secteur d'activité. Vous devez également vous assurer que vous pouvez non seulement numériser les documents par le biais d'un scan, mais aussi les indexer afin qu'ils puissent être localisés et retrouvés. Cela signifie que vous devez numériser chaque ligne de texte afin que les bonnes informations soient disponibles par le biais d'une recherche en quelques secondes.

La solution se trouve dans les systèmes de gestion éléctronique des documents (GED). Ils permettent l'archivage numérique de toutes vos informations. Ils vous aident également à numériser les documents entrants, les factures ou les bons de livraison. Vous disposez ainsi de tous les fichiers pertinents en un seul endroit numérique et pouvez transférer votre stockage dans le cloud ou sur votre propre infrastructure de serveurs.

Il en résulte une amélioration du workflow, puisque vos collaborateurs ont accès à toutes les données pertinentes, quel que soit leur emplacement ou leur appareil. En outre, vous pouvez plus facilement protéger les documents critiques contre un accès non autorisé, puisque l'accès numérique peut être lié à des mots de passe, des identifiants et des adresses IP. Les systèmes VPN rendent l'accès aux fichiers en déplacement ou depuis le bureau à domicile aussi sûr que sur le lieu de travail lui-même.

Vous pouvez également garantir la validité juridique des contrats dans la GED à l'aide d'une signature électronique.