DocuWare, de oplossing voor elektronisch documentbeheer (EDM)
DocuWare is binnen Ricoh een toonaangevende oplossing voor document- en procesbeheer. Onze missie is bedrijven te helpen informatie veilig te beheren en werkprocessen te stroomlijnen, zodat medewerkers zich kunnen concentreren op wat echt telt.
Met slimme functionaliteiten zoals OCR-herkenning, AI-gestuurde documentclassificatie, workflowautomatisering en Intelligent Document Processing (IDP) maakt DocuWare het mogelijk documenten centraal te digitaliseren, veilig op te slaan en snel terug te vinden. Hierdoor verdwijnen repetitieve handmatige taken en worden fouten sterk verminderd. DocuWare is inzetbaar in alle departementen en voor elk type organisatie, van kmo tot multinational.
Met DocuWare brengt Ricoh een bewezen technologie naar de markt die organisaties ondersteunt in hun digitale transformatie en hen helpt sneller resultaat te boeken.
Toepassingsgebieden in één oogopslag
-
Beheer van klantendossiers
-
Financieel procesbeheer
-
Human Resources Management
-
Contractbeheer
Beheer van klantendossiers
Verbeter de samenwerking en verhoog de klantentevredenheid
Of het nu gaat om klantendossiers, begunstigden van een OCMW, dossiers voor het ophalen van voertuigen bij een garage of vastgoedverkopen waarvoor veel documenten nodig zijn (plannen, certificaten, technische fiches ...), DocuWare centraliseert en organiseert alle nodige informatie.
Offertes, contracten, bewijsstukken en correspondentie zijn digitaal beschikbaar en met een paar muisklikken toegankelijk voor alle betrokken medewerkers. Zo beschik je over een duidelijk overzicht van de voortgang van een dossier en kan je ontbrekende documenten onmiddellijk identificeren.
Deze transparantie bevordert een betere samenwerking tussen teams, verkort de verwerkingstijd en maakt het mogelijk om sneller de verwachte beslissingen te nemen of acties te ondernemen, of het nu gaat om het sluiten van een verkoop, het valideren van een aanvraag of het afronden van een overname.
Financieel procesbeheer
Versnel de validatie van facturen en minimaliseer fouten
Met DocuWare kan je de volledige financiële documentenstroom automatiseren. Inkomende en uitgaande facturen, of ze nu op papier, per e-mail of via Peppol worden ontvangen, worden automatisch gescand, gecontroleerd en gekoppeld aan jouw ERP- of boekhoudsoftware. Digitale workflows zorgen ervoor dat facturen direct naar de juiste medewerkers worden doorgestuurd voor goedkeuring, waardoor de verwerkingstijd aanzienlijk wordt verkort en fouten als gevolg van handmatige invoer worden voorkomen.
Een belangrijk onderdeel van DocuWare is de ondersteuning van crediteurenbeheer en elektronische facturering :
- Crediteurenbeheer – Automatiseer het hele proces, van de ontvangst van inkomende facturen tot de betaling. Facturen worden automatisch herkend, gekoppeld aan inkooporders of contracten en gecontroleerd aan de hand van een drievoudige controle (factuur, inkooporder, leveringsbon). Vervolgens worden ze verwerkt volgens vooraf gedefinieerde workflows. Zo houd je de controle over jouw uitgaven, kasstroom en betalingsvoorwaarden. [Meer informatie]
- Elektronische facturering via Peppol – Verstuur en ontvang volledig digitale facturen via het Peppol-netwerk, de Europese standaard voor veilige en betrouwbare elektronische facturering. Dit garandeert dat de wettelijke richtlijnen voor elektronische facturering worden nageleefd, verlaagt de verwerkingskosten en versnelt betalingen. [Meer informatie]
DocuWare combineert zo veilig documentbeheer met krachtige procesautomatisering, zowel voor inkomende als uitgaande facturen, om jouw financiële afdeling voor te bereiden op de uitdagingen van morgen.
Human Resources Management
Digitaliseer personeelsdossiers en vereenvoudig de integratie
Alle documenten van werknemers, van contracten tot evaluatieformulieren, worden veilig opgeslagen in een gecentraliseerde omgeving. Nieuwe werknemers doorlopen gestandaardiseerde digitale processen, waardoor HR-afdelingen tijd besparen en de wetgeving kunnen garanderen.
Contractbeheer
Gecentraliseerde archivering en intelligente opvolging van deadlines
Met DocuWare kan je alle contracten veilig archiveren en binnen enkele seconden terugvinden. De oplossing biedt meer dan alleen opslag: ze helpt het ook bij een proactieve opvolging. Je wordt automatisch gewaarschuwd voor belangrijke data, of het nu gaat om een deadline, een verzekeringsvernieuwing, een verplichte veiligheidscontrole of het risico van stilzwijgende verlenging van een contract.
Dankzij deze automatische herinneringen behouden jouw teams de volledige controle, verminderen ze het risico op nalatigheid en kunnen ze tijdig de nodige acties plannen, zoals het heronderhandelen van een overeenkomst of het bijwerken van een verzekeringsdekking.
Met onze DocuWare-oplossing kunt u:
Veelgestelde vragen
Antwoorden op veelgestelde vragen over Docuware
Waarom gebruiken bedrijven DocuWare voor hun documentbeheer?
Bedrijven kiezen voor DocuWare omdat het een complete, betrouwbare en schaalbare oplossing voor elektronisch documentbeheer (EDM) is. Hieronder vindt u enkele voordelen van DocuWare terug:
Alle documenten worden gecentraliseerd in een beveiligde digitale omgeving die altijd toegankelijk is.
Belangrijke processen (facturen, contracten, HR, crediteurenbeheer, klantendossiers enz.) kunnen geautomatiseerd worden, waardoor de administratieve rompslomp wordt verminderd en de processen worden versneld.
Versterkt de veiligheid en naleving dankzij gecertificeerde archivering, volledige traceerbaarheid en naleving van wettelijke normen zoals de AVG en efacturatie via Peppol.
- Vergemakkelijkt de samenwerking dankzij veilig delen en gecontroleerde toegang, zowel op kantoor als op afstand.
Kortom, DocuWare helpt organisaties hun productiviteit te verhogen, kosten te verlagen en zich voor te bereiden op hun digitale transformatie, terwijl het een modern, flexibel documentbeheer biedt dat perfect is afgestemd op de behoeften van organisaties van vandaag en morgen.
Hoe verhoogt DocuWare de productiviteit in organisaties?
DocuWare automatiseert belangrijke processen zoals factuurverwerking, HR-dossiers en/of contracten. Dankzij DocuWare profiteren organisaties van een betrouwbare documentopslag, met directe zoekfuncties en automatisering van hun processen door de integratie van workflows. Dit vermindert handmatige taken en maakt tijd vrij voor activiteiten met een hogere toegevoegde waarde.
Is DocuWare veilig voor gevoelige gegevens?
Ja, DocuWare garandeert de veiligheid van informatie dankzij versleuteling, gepersonaliseerde toegangsrechten en auditlogboeken. De documentarchivering en -opslag zijn ontworpen om de conformiteit en traceerbaarheid van documenten te waarborgen, waardoor deze documentbeheersoftware perfect geschikt is voor gevoelige gegevens.
NF203-certificeringen voor elektronische kluizen
NF552-certificeringen voor archivering
Voldoet aan de AVG-normen
HTTPS/TLS- en AES 256-bits versleuteling om alle communicatie en opslag te beveiligen
ISO-gecertificeerde datacenters in Europa en wereldwijd: het hoofddatacenter is gevestigd in Dublin (Ierland), een back-up locatie (GRS – Geo-Redundant Storage) is gevestigd in Amsterdam (Nederland)
De infrastructuur is gebaseerd op Microsoft Azure, een betrouwbare cloudomgeving die bekend staat om zijn hoge niveau van veiligheid en betrouwbaarheid.
Hoe begin je stap voor stap met DocuWare?
Diepgaande analyse van de te automatiseren processen en de behoeften van de klant
Visualisatie en uitwerking in schema's van de werkstromen die geïntegreerd moeten worden volgens de wensen van de klant
Ontwikkeling van de configuratie zoals overeengekomen
Demonstratie en eventueel testen van de omgeving
Implementatie van de oplossing bij de klant
Ingebruikname
Gemiddelde doorlooptijd, afhankelijk van de omvang en complexiteit van het project = 1-2 weken
Kan DocuWare worden geïntegreerd met mijn bestaande ERP- of boekhoudsoftware?
Ja, DocuWare is speciaal ontworpen om te integreren met andere bedrijfsapplicaties, waaronder ERP- en boekhoudsoftware.
Dit zijn de belangrijkste opties:
Native connectoren: DocuWare biedt standaardconnectoren voor bepaalde veelgebruikte ERP- en boekhoudapplicaties (bijv. SAP, Microsoft Dynamics, Sage, enz.).
Integratie via API (REST): via zijn open API kan DocuWare automatisch documenten, metagegevens en workflows uitwisselen met vrijwel elke software.
Smart Connect: hiermee kunt u een in DocuWare gearchiveerd document rechtstreeks oproepen vanuit het scherm van uw ERP- of boekhoudsoftware, zonder dat u de applicatie hoeft te verlaten.
Is DocuWare geschikt voor zowel kleine en middelgrote bedrijven als grote ondernemingen?
Ja, DocuWare is zowel geschikt voor kleine en middelgrote ondernemingen als voor grote bedrijven:
Voor kleine en middelgrote ondernemingen: het helpt bij het centraliseren van documenten, het vereenvoudigen van de boekhouding, het verminderen van papierverbruik en het besparen van tijd zonder zware infrastructuur (“ready-to-use” cloudoplossing).
Voor grote bedrijven: het beheert grote hoeveelheden documenten, kan worden geïntegreerd met bestaande ERP/software en maakt het mogelijk om complexe workflows op grote schaal in te stellen.