PROCESAUTOMATISERING
Automatisering van de crediteurenadministratie
Vereenvoudig de crediteurenadministratie met automatisering voor snellere, foutloze factuurverwerking
Overzicht
Verhoog de efficiëntie met automatisering van de crediteurenadministratie
Wist je dat het gemiddeld 8 dagen duurt om een factuur handmatig te verwerken? Met automatisering slechts 4 uur.
Handmatige gegevensinvoer, moeizaam documentbeheer en gebrek aan zichtbaarheid zijn veelvoorkomende problemen die vaak leiden tot te late betalingen, duplicaten, gemiste kortingen voor vroege betalingen en hoge verwerkingskosten per factuur. En niet te vergeten frustraties en verspilde tijd voor de boekhoudteams.
De procesautomatiseringsoplossing voor crediteurenadministratie van Ricoh maakt het gemakkelijk om facturen vast te leggen, te verwerken en archiveren, zodat je weer controle hebt over je cashflow en tijd teruggeeft aan je team.
Is jouw crediteurenproces efficiënt?
Hoe werkt het?
-
1. Intelligent gegevens vastleggen (capture)
-
2. Geautomatiseerde verwerking
-
3. Veilige en conforme archivering
1. Intelligent gegevens vastleggen (capture)
Facturen worden direct bij binnenkomst vastgelegd, of ze nu via e-mail worden verzonden, geïmporteerd of gescand. De oplossing haalt op intelligente wijze de belangrijkste gegevens uit de binnenkomende facturen met behulp van geavanceerde herkenningssoftware. Vervolgens koppelt de oplossing deze gegevens aan de bijbehorende documenten, zoals inkooporders, en controleert op fouten en duplicaten. Dit proces waarborgt een nauwkeurige gegevensinvoer en zorgt voor een efficiënte verwerking, waarbij handmatige tussenkomsten tot een minimum worden beperkt.
2. Geautomatiseerde verwerking
Regelgebaseerde geautomatiseerde werkstromen sturen facturen naar de verantwoordelijke personen voor controle en goedkeuring, wat vertragingen en fouten beperkt en zorgt voor snelle en conforme betalingen. De oplossing registreert de gegevens ook in je ERP- of boekhoudsysteem, waardoor de noodzaak voor tijdrovende dubbele gegevensinvoer wordt geëlimineerd.
3. Veilige en conforme archivering
Alle facturen worden opgeslagen in een veilig en doorzoekbaar elektronisch systeem. Dit systeem voorkomt verlies en beschermt tegen vervalsing, en is op elk moment en vanaf elk apparaat toegankelijk voor je team. De oplossing genereert ook rapporten en een audittrail, waarmee je kunt voldoen aan wettelijke vereisten en auditvoorschriften.
Consultancydiensten van Ricoh
Hulp nodig bij het ontwerpen van uw geautomatiseerde accounts payable proces?
Onze deskundige consultants kunnen u helpen bij het identificeren van specifieke vereisten en oplossingen om uw huidige accounts payable proces te optimaliseren, en helpen u bij het ontwerpen en implementeren van toekomstbestendige processen. Onze consultants kunnen u ondersteunen op de volgende gebieden:
- Aangepaste aanbevelingen: Onze consultants doen op maat gemaakte aanbevelingen voor technologie, workflows en processen, gebaseerd op uw specifieke behoeften.
- Implementatie: Wij helpen u de oplossing te implementeren, de workflows te bouwen en deze te integreren met uw huidige ERP- of financiële systeem, waarbij we het werk van de IT-afdeling vergemakkelijken.
- Opleiding: Wij bieden on-site en online training voor belangrijke gebruikers en beheerders, zoals financieel managers en accountants, om de acceptatie van de oplossing te vergemakkelijken.
