Zijn kmo’s goed voorbereid op de algemene verordening inzake gegevensbescherming?

In mei 2018 wordt de GDPR van kracht… Welke gevolgen heeft dit voor kleine bedrijven?

Vilvoorde, 26 december 2017 – In mei volgend jaar treedt de nieuwe Europese verordening over gegevensbescherming in voege. In het Nederlands afgekort tot AVG, maar de Engelse term GDPR, kort voor ‘General Data Protection Regulation’, is meer gangbaar. De verordening legt nieuwe regels op aan bedrijven en hun onderaannemers over de verwerking van persoonlijke gegevens. Dit zal gevolgen hebben voor grote en ook voor kleine bedrijven die de GDPR eerst en vooral zullen moeten begrijpen en vervolgens ook naleven. Voor Ricoh heeft gegevensbeveiliging altijd een grote rol gespeeld bij de ontwikkeling van producten. Vandaag is het bedrijf dus van plan om de beste GDPR-praktijken te integreren in zijn aanbiedingen en om zijn klanten begeleiding aan te bieden, in het bijzonder de kmo’s. 

Terwijl grote Europese commerciële bedrijven zich al actief voorbereiden op de komst van de GDPR, is het mogelijk dat kmo’s nog wat ondersteuning kunnen gebruiken met de toepassing van deze nieuwe regelgeving.    

  “Kleine bedrijven kunnen het idee hebben dat de Europese Unie hen verwaarloost als het gaat over de implementatie van de nieuwe verordening inzake gegevensbescherming. Maar  de wendbaarheid en de dynamiek die eigen zijn aan kleine structuren bieden hen een aanzienlijk voordeel. In orde geraken met nieuwe processen en procedures vraagt tijd, maar het is een groot voordeel als een bedrijf het roer kan omgooien en zich sneller kan aanpassen dan zijn “grotere” concurrenten. Het blijft natuurlijk wel een hele opgave om de overstap naar GDPR goed voor te bereiden. Sleutelelementen zijn een transparant databeheer, een duidelijk governanceproces en respect voor de bescherming van privacy, en dat van bij het begin. Het is goed mogelijk dat deze elementen niet prioritair zijn voor Europese kmo’s. Maar er staan zware boetes op het niet-naleven van de verordening. En daarom moeten ze hier erg voorzichtig mee omspringen, en liefst met een gespecialiseerde partner in zee gaan. Het is op dat punt dat Ricoh zijn intrede doet.” Eric Gryson, CEO Ricoh Belgium/Luxembourg
De GDPR zal niet alleen gevolgen hebben voor bedrijven binnen de Europese Unie, maar ook voor ondernemingen daarbuiten. Eenvoudig gesteld gaat het hierom:  

• organisaties die persoonlijke gegevens verwerken binnen de EU, of de verwerking plaatsvindt binnen de EU of niet;  
• organisaties buiten de EU die goederen en diensten leveren of die toezicht houden op het gedrag van personen binnen de EU. 

Het doel is om tot meer coherente regels te komen voor alle lidstaten. 

De nieuwe GDPR-regels omvatten ingrijpende bepalingen, die ook hun kostprijs hebben, ter bevordering van de verantwoordingsplicht en het goed bestuur op het vlak van gegevensbescherming. Het gaat o.m. om de implementatie van transparante bestuursprocessen voor de manier waarop de data worden beheerd, verwerkt, opgeslagen en verwijderd, en ook de implementatie van het respect voor privacy in een organisatie van bij het begin. 

Er worden ook strenge straffen voorzien voor organisaties die nalaten om zich in orde te stellen. De maximumboetes stijgen exponentieel tot 20 miljoen euro of 4% van de totale jaarlijkse omzet van een bedrijf (waarbij het hoogste bedrag wordt weerhouden). 

Om in orde te zijn met deze nieuwe verordening moeten bedrijven:  

• Een duidelijk bestuursproces installeren met betrekking tot data; ze moeten weten welke data beheerd, verwerkt, opgeslagen, bewaard en verwijderd worden.  
• De documentatie up-to-date houden, zoals de handleidingen voor gegevensbescherming en de inventarissen van persoonlijke gegevens.  
• Studies uitvoeren over databescherming.
• De data zodanig verwerken dat ze niet langer toegeschreven kunnen worden aan een specifiek ‘gegevenssubject’. 

Voor veel bedrijven komt dit neer op een aanzienlijke werkload die op de relatief korte termijn van minder dan 12 maanden moet worden afgewerkt. Als de bestaande gegevensprocessen niet volstaan, kunnen bedrijven de vereiste infrastructuur niet tijdig klaar hebben!  

  “De “data cleansing”-dienst van Ricoh verwijdert alle resterende informatie die op de toestellen zijn opgeslagen op het einde van het contract. De fysieke en digitale gegevens worden dus verwijderd. Elke stap wordt gedocumenteerd om controleerbaar bewijsmateriaal te verstrekken dat de gegevens inderdaad veilig werden verwijderd.” 
Eric Gryson, CEO Ricoh Belgium/Luxembourg

De ‘data cleansing service’ van Ricoh biedt:

• Een complete schoonmaakdienstverlening die de gegevens van alle zones van een apparaat wist, van de harde schijf tot de printerdrum.  
• Een gecertificeerde en verifieerbare benadering die iedere stap van het proces documenteert voor zakelijke bestanden. 
• Een eenvoudige service die kan worden geïntegreerd in het levenscyclusbeheer van het apparaat.
• Ondersteuning op het pad naar GDPR-conformiteit.

Digitalisering als antwoord op de GDPR
Door de overstap naar de cloud zien we dat bedrijven aanzienlijk minder papier gebruiken. Het digitaliseren van documenten, bestanden of archieven maakt het mogelijk om ze te beveiligen, ze overal toegankelijk te maken en ze makkelijk terug te vinden. Beveiliging, mobiliteit en samenwerking: drie sleutelwoorden voor Ricoh. 

Door de strategische kans te grijpen om digitalisering in de gehele onderneming (met alle bijbehorende voordelen) te implementeren, wordt het mogelijk om persoonsgegevens bij de bron te identificeren. Nog belangrijker: de scanoplossingen ondersteunen klanten op het pad naar GDPR-conformiteit. Bovendien bieden de verzameling, de verwerking en de elektronische opslag van alle documenten organisaties ook de kans om aanzienlijke operationele voordelen en concurrentievoordelen te oogsten.

  “Bij Ricoh zijn we er fier op dat we onze klanten al geholpen hebben om te profiteren van de versnelling, de verhoging van hun productiviteit en de vermindering van uitgaven dankzij de digitalisering en de automatisering van werkprocessen. Neem nu onze IT-aanbiedingen, bedrijfsprocessen en communicatiediensten. Zij bieden bedrijven de kans om efficiënter te werken, omdat ze hen helpen hun kosten te drukken en tegelijkertijd te profiteren van de voordelen van een digitale werkomgeving. Nu GDPR van kracht wordt, zullen veel mensen proberen om snelle en makkelijke ‘mirakeloplossingen’ te verkopen. Maar het is een feit dat ieder bedrijf zijn eigen, specifieke noden en opportuniteiten onder de loep zal moeten nemen, en een partner als Ricoh kan helpen om dit proces eenvoudiger, sneller en efficiënter te maken.”  Eric Gryson, CEO Ricoh Belgium/Luxembourg
Wat Ricoh doet voor bedrijven:

• Consultancy m.b.t de re-engineering van documentprocessen
• Consultancydiensten m.b.t. de optimalisering van de beveiliging
• Ricoh treedt op als ‘Data Processor’  in de outsourcingcontracten van de werkprocessen 
• Ricoh levert ‘beveiligde platformcomponenten’ voor de infrastructuur van documenten en de veiligheid van de klant