Slechts 13% van alle kantoormedewerkers heeft toegang tot tools voor procesautomatisering

Ricoh Belgium, woensdag 27 april 2022 – Onderzoek van Ricoh toont aan dat organisaties geen gebruikmaken van de mogelijkheid om workflows te automatiseren en kantoorruimtes anders in te richten, als onderdeel van hun strategie voor hybride werken. Dit ondanks de oproep van medewerkers om handmatige processen te digitaliseren.

Aan het onderzoek van Opinium, in opdracht van Ricoh, deden 500 Nederlandse kantoormedewerkers mee. Uit het onderzoek blijkt dat een meerderheid van de Nederlandse medewerkers van mening is dat procesautomatisering hun werk zou verbeteren, omdat zij te maken hebben met een hoge administratieve last. Daarbij belemmert een gebrek aan tools voor werkplekreservering en workflowtechnologie de medewerkersbeleving.

Medewerkers minder sceptisch over procesoptimalisatie

Op dit moment heeft slechts 13% van de medewerkers toegang tot tools voor procesoptimalisering. 41% zegt dat de organisatie het afgelopen jaar niet anders heeft geïnvesteerd in tools om taken of processen te automatiseren. Ondanks dat de meerderheid (65%) aangeeft dat procesautomatisering hun dagelijks werk verbetert. Dit toont aan dat de houding van medewerkers ten opzichte van procesoptimalisatie minder sceptisch is dan vóór de pandemie.

Kansen van hybride werken: productiviteit en beleving verbeteren

Met hybride werken hebben werkgevers de kans om de werknemersbeleving en -productiviteit te verbeteren, bijvoorbeeld door arbeidsintensieve werkzaamheden te automatiseren. Denk aan handmatig werk, zoals administratieve taken. Om van hybride werken een succes te maken, is het belangrijk dat de juiste tools en procedures worden toegepast. En dat organisaties tegemoetkomen aan de behoeften van de medewerkers.

Advies over de juiste tools noodzaak

Meer dan een derde (38%) van de medewerkers zegt productiever te zijn als de administratieve last niet zo hoog was. Tegelijk vindt 33% het aantal technologieplatforms waarvan verwacht wordt dat ze deze gebruiken verwarrend. Zo zeggen de respondenten dat deze extra tools hun werklast juist verhogen in plaats van verlagen. Dit onderstreept de noodzaak voor werkgevers om zich te laten adviseren in hun zoektocht naar de juiste technologie en systemen die medewerkers maximaal ondersteunen. Want een overkill aan platforms kan nieuwe en bestaande medewerkers wellicht afschrikken.

Digitalisering van de werkplek

Nu werkgevers hun medewerkers aanmoedigen om weer op kantoor te werken, is het van belang om processen in te richten die ervoor zorgen dat de transitie naar digitaal werken soepel verloopt. Echter denkt de helft van de Nederlandse kantoormedewerkers (52%) dat de investeringen in een reserveringssysteem voor werkplekken nog onveranderd is. Veel organisaties willen hun kantooroppervlak verminderen. Een gebrek aan een reserveringssysteem kan leiden tot een situatie, waarin medewerkers die naar kantoor komen geen goede werkplek hebben. Dit kan zorgen voor een minder fijne kantoorbeleving, en uiteindelijk medewerkers ontmoedigen om weer op locatie te werken.

Meer ruimte voor kerntaken

Maurits Aalders, Marketing Director bij Ricoh Nederland, zegt: “De tijd dat medewerkers zich zorgen maakten over het feit dat automatisering hun rol en werk zou vervangen, is voorbij. De meerwaarde van technologie en automatisering is dat je meer tijd overhoudt voor kerntaken, zo is de algemene gedachte. Als je er als organisatie niet in slaagt om procesautomatisering onderdeel te maken van je langetermijnstrategie voor hybride werken, dan loop je uiteindelijk belangrijke kansen mis voor optimalisatie van zowel de bedrijfsvoering als de productiviteit van medewerkers."