Ricoh helpt La Calamine bij het automatisch versturen van haar gemeentetaksen en optimaliseert haar diensten

Dankzij de Business Process Services van Ricoh daalden de portkosten van de gemeente met 31 %

Vilvoorde, 9 oktober 2017 – Ricoh voerde onlangs zijn Business Process Services in de gemeente La Calamine in. Met deze nieuwe processen verminderde de gemeente de werkdruk voor haar werknemers dankzij een innoverend systeem waarmee de gemeentetaksen automatisch worden verstuurd. Het resultaat? Snelheid en besparingen! De portkosten van de gemeente daalden met 31 % en het vervelende werk dat de werknemers 2 tot 3 dagen kostte, gebeurt nu in slechts 3 uur! 

“Manueel”... Zo gebeurde het werk dagelijks bij La Calamine

La Calamine, gelegen in de provincie Luik, in de Duitstalige gemeenschap, telt bijna 11.000 inwoners en zo’n 5.200 huishoudens. Zoals alle Belgische gemeenten dient ze een goede service te bieden te geven aan haar burgers en ze wordt vaak geconfronteerd met uitdagingen verbonden met de economische context en met de noodzaak haar werkprocessen te rationaliseren. Elk jaar stuurt La Calamine taksen aan haar burgers, een absoluut tijdrovende taak voor haar werknemers die hun belangrijkste functies gedurende die periode niet konden uitvoeren. Alles werd manueel gedaan… Dat betekende een enorm tijd- en geldverlies! De situatie kon niet langer blijven duren en er moest niet alleen een oplossing gevonden worden voor de optimalisering van de verzendingsprocessen maar ook voor de tijd en het budget dat aan deze administratieve taak werd besteed. La Calamine heeft het probleem dan verder onderzocht en heeft de Business Process Services en de formules voor outsourcing van Ricoh ontdekt.

De oplossing van Ricoh ...

De formule van Business Process Services van Ricoh biedt zijn klanten een volledig, beveiligd databasesysteem. Alle documenten van de klanten worden elektronisch bewaard, wat de organisatie vergemakkelijkt en verlies voorkomt. Met Mail ID worden de gegevens van bestemmelingen aan streepjescodes gekoppeld; dit verzekert de vertrouwelijkheid van de bestemmelingen en de verdeling in het sorteercentrum. Ricoh zorgt ook voor het afdrukken en versturen aan een voorkeurtarief. Dankzij de outsourcing worden de taksen in grote hoeveelheden geprint en automatisch gefrankeerd vooraleer ze door de post worden verstuurd. Op dit moment worden de diensten gebruikt voor het versturen van de water- en afvaltaks aan 5200 huishoudens in La Calamine.

Een tevreden gemeente!

Dankzij de diensten van Ricoh kon de gemeente La Calamine in de eerste plaats besparen, omdat de werknemers focusten op belangrijkere taken dan het frankeren van post. Er is geen controle meer nodig omdat de machines geen fouten meer maken dankzij hun degelijke tools. Bovendien bespaart de gemeente 31% op portkosten. De impact van de diensten van Ricoh? Meer omzet en tijd!

Op dit moment gaat de samenwerking met het departement outsourcing van Ricoh enkel over de water- en afvaltaks, maar La Calamine zou deze diensten eveneens willen gebruiken voor de hondentaks wat overeenkomt met ongeveer 1.300 enveloppen. Het versturen van gemeentelijke publiciteit naar de inwoners wordt eveneens overwogen.