Bijna één miljoen gedigitaliseerde en geïndexeerde pagina’s bij AG Real Estate dankzij Ricoh Belgium

Vilvoorde, xx februari 2018 – AG Real Estate besloot om zijn informatie te reorganiseren en zo werk te maken van zijn toekomstvisie van het digitale tijdperk. De immobiliëngroep deed dus een beroep op Ricoh om zijn manier van werken te verbeteren. Tijdens deze missie werden maar liefst 4.500 mappen gedigitaliseerd en meer dan 100.000 documenten geïndexeerd (waaronder 45.000 facturen), goed voor een totaal van bijna  1.000.000 pagina’s.

Een reorganisatie door een verhuizing Tijdens de verhuizing van zijn kantoren stelde AG Real Estate vast dat het beheer van zijn informatiebibliotheken beter kon. De papieren werkdocumenten, die de werknemers van AG Real Estate gebruikten voor hun dagelijkse taken, werden gearchiveerd in dozen, wat voor problemen zorgde bij het verhuizen. Zoals bij veel bedrijven werden deze documenten ook elders bewaard, bij een dienstverlener. Dat zorgde voor een kost van ongeveer 100.000 euro per jaar, en die wilde het bedrijf liever vermijden! Bij dit bedrag moest je nog de jaarlijkse kosten rekenen voor het huren van servers om de digitale documenten op te slaan… 

De IT-verantwoordelijke van AG Real Estate had voordien al de gelegenheid gehad om een digitaliseringsproject met Ricoh te implementeren bij zijn vorige bedrijf. Hij was onder de indruk van de kwaliteit van de service en het professionalisme van de werknemers en beval Ricoh aan voor dit nieuwe project.  

Tijdens deze missie werden maar liefst 4.500 mappen gedigitaliseerd en meer dan 100.000 documenten geïndexeerd (waaronder 45.000 facturen), goed voor een totaal van bijna  1.000.000 pagina’s. De historiek (op papier en digitaal) van het bedrijf werd ook overgezet in het DMS (document management system). Het ging om bijna 20 jaar geschiedenis… AG Real Estate had voordien nog geen enkel DMS-systeem gebruikt. Dit soepel uitgevoerde project van Ricoh was eigenlijk al de vierde poging van de immobiliëngroep om een dergelijk systeem te implementeren.  

AG Real Estate moest de huidige file servers vervangen door een echt beheers- en samenwerkingsplatform voor informatie. Voor deze reorganisatie adviseerde Ricoh de oplossing Kofax Capture om de documenten te digitaliseren en Sharepoint om deze informatie te archiveren en  samen te bewerken.  
Kofax Capture en Sharepoint Kofax Capture, de toonaangevende softwareoplossing voor het verzamelen van elektronische en papieren gegevens, versnelt de processen door verschillende documenten en formulieren te verzamelen, van om het even welk formaat (papier of elektronisch), om ze om te zetten in precieze en makkelijk bruikbare digitale informatie. Deze informatie wordt vervolgens overgebracht naar de applicaties en databases van het bedrijf. Wat de bron ook is, waar de informatie zich ook bevindt (bijeengebracht op een centrale site of verspreid over werkstations of in kantoren op afstand, over heel de wereld), Kofax Capture vindt de informatie terug en houdt controle over de content. Het platform is in staat om belangrijke informatie terug te vinden, zoals geprinte tekst, barcodes, handgeschreven woorden of zelfs invulvakjes. Het is de snelste en meest flexibele digitaliserings- en indexeringsoplossing op de markt. 

Alle documenten werden gedigitaliseerd met Kofax Capture. Voor het gecentraliseerd beheer ervan is Sharepoint de ideale oplossing. Dit platform, dat wordt gebruikt als Document Management System, kan je op transparante manier integreren, zodat je de duplicatie van informatie vermijdt. Het past zich perfect aan aan de IT-infrastructuur van AG Real Estate en je kan er makkelijk en efficiënt documenten mee opslaan, ze delen en samen bewerken.     “Iedere verandering van werkmethodes vraagt een zekere aanpassing van de gebruikers. Een regel die ook gold voor AG Real Estate. De consultants van Ricoh hebben hun psychologisch doorzicht en creativiteit bovengehaald om de gebruikers te begeleiden bij hun nieuwe manier van werken. Ze hadden het vooral moeilijk om te beginnen werken met metatags, wat in het bijzonder vooral gold voor de gebruikers die gewoon waren om te werken met een ‘harde’ boomstructuur.”   Eric Gryson, CEO van  Ricoh Belgium/Luxembourg   Er was nochtans niet veel tijd nodig om zelfs de meest weerbarstige werknemers te overtuigen van het nut en de noodzaak van de tool. De gebruikers wonnen immers flink wat tijd dankzij de standaardisatie van hun klasseermethode. Het gebruik van functies als “Versioning”, de “Send Mail to” en het samen bewerken van documenten hebben het dagelijks documentbeheer ook aanzienlijk verbeterd.  

Het dagelijks gebruik van de GED-oplossing stijgt geleidelijk aan. Gebruikers nemen sinds enkele tijd initiatieven om nieuwe functies te ontwikkelen of om nieuwe projecten rechtstreeks met Sharepoint te lanceren. Er zal nog wat tijd over moeten gaan voor het systeem de norm wordt, maar de immobiliëngroep ziet dat zijn werknemers langzaam maar zeker de reflex krijgen om digitale oplossingen te gebruiken.  Op snelheid gebracht Nu scant, bewaart en deelt de vastgroep zijn documenten op een eenvoudige manier met alle personeelsleden om de organisatie, de samenwerking en de efficiëntie te verbeteren. De bouwplannen, de documenten van de verschillende afdelingen: HR, Facility, Fleet IT, Core Business… Alles is digitaal beschikbaar en wordt bewaard in de nieuwe IT-structuur van het bedrijf. Vandaag geeft AG Real Estate minder geld uit en is er minder papier en minder plaats nodig om documenten op te slaan. Bovendien verhoogt de productiviteit omdat zijn gebruikers onmiddellijk de juiste informatie vinden, op de juiste plaats en op het juiste moment.  
“Ricoh is voor ons een van de beste DMS-dienstverleners op de markt. Het professionalisme en de competenties van de Ricoh-consultants staan buiten kijf, terwijl ze op het vlak van prijzen erg competitief blijven.”  Julien Baeck, Librarian bij AG Real Estate