Leidinggevenden erkennen de administratieve overbelasting, maar werknemers in heel Europa verliezen nog steeds 15 uur per week aan administratieve taken.

• Meer dan een kwart (26%) van de kantoormedewerkers geeft aan nog steeds het grootste deel van een gemiddelde werkdag te besteden aan administratieve taken buiten hun kerntaken.

• In de zes onderzochte markten besteden werknemers gemiddeld 15 uur per week aan vijf geanalyseerde kernadministratieve taken.

Londen, 10 december 2025 – Nieuw onderzoek van Ricoh Europe toont een groeiende kloof binnen Europese organisaties aan. Leidinggevenden erkennen dat administratieve taken de productiviteit ondermijnen en geven toe dat handmatige processen bedrijven blootstellen aan onnodige risico’s. Toch wordt er te weinig actie ondernomen, terwijl werknemers aangeven dat deze werklast hen blijft afleiden van activiteiten die echte toegevoegde waarde creëren.

In de hele regio geven zowel werknemers als beslissers aan dat een te groot deel van de werktijd wordt besteed aan taken met weinig toegevoegde waarde. Meer dan een kwart van de beslissers (28%) vindt dat hun medewerkers het grootste deel van een gemiddelde werkdag besteden aan administratieve taken buiten hun kerntaken, een cijfer dat dicht bij de 26% van de werknemers ligt die hetzelfde aangeven. In de zes belangrijkste onderzochte markten besteden werknemers gemiddeld ongeveer 15 uur per week[1] aan de vijf belangrijkste administratieve taken die werden gemeten – het equivalent van bijna twee verloren werkdagen aan routinetaken zoals documentbeheer en handmatige processen zoals tijdregistratie. Zorgwekkend is dat slechts 43% van de kantoormedewerkers aangeeft het grootste deel van hun dag te besteden aan activiteiten die waarde creëren.

De gevolgen reiken verder dan alleen productiviteitsverlies. Ineffectief documentbeheer brengt organisaties bloot aan nalevings- en operationele risico’s. Meer dan de helft van de beslissers (60%) en 44% van de kantoormedewerkers heeft de afgelopen vijf jaar ervaren dat iemand een ernstige fout heeft gemaakt of bijna heeft gemaakt door verouderde of onjuiste informatie veroorzaakt door inefficiënte systemen of processen. In dezelfde periode geeft 62% van de beslissers aan dat hun organisatie een datalek of compliance-incident heeft ervaren of net heeft weten te voorkomen vanwege slecht beheerde of ontbrekende documenten.

Dagelijkse frustraties die het probleem verergeren

Werknemers geven aan dat zij te maken hebben met een reeks dagelijkse, vermijdbare administratieve frustraties die de productiviteit langzaam ondermijnen, zoals het opnieuw invoeren van dezelfde informatie in meerdere systemen (35%), het beheren van overvolle inboxen (33%), het zoeken naar bestanden in meerdere systemen of gedeelde opslagruimtes (32%) en het handmatig bijwerken van rapporten (26%). Samen kunnen deze problemen zowel de beschikbare tijd als het moraal aanzienlijk aantasten.

De impact is duidelijk. Bijna een kwart (23%) geeft aan dat hun administratieve werklast hun productiviteit beperkt en 19% dat deze hun creativiteit belemmert. Werknemers geven duidelijk aan wat een vermindering van administratieve taken zou opleveren: meer werkplezier door creatievere taken (29%), meer toegevoegde waarde (27%) en verbeteringen in hun vermogen om betere strategische beslissingen te nemen, meer klantproblemen op te lossen en projecten sneller op te leveren (21%).

Een aanhoudende kloof en gebrek aan actie

Ondanks de impact vinden veel werknemers dat het probleem niet volledig wordt erkend. Een kwart (25%) van de kantoormedewerkers denkt dat beslissers de tijd die verloren gaat aan administratieve taken onderschatten, 23% vindt dat de administratieve lasten oneerlijk verdeeld zijn en, nog zorgwekkender, slechts 18% denkt dat hun werkgever zich daadwerkelijk bekommert om hun administratieve werklast. Toch denkt 61% van de beslissers dat nieuwe tools en systemen de workflows hebben vereenvoudigd en de administratieve last binnen hun organisatie hebben verminderd, en bijna de helft (44%)[2] vindt dat automatiseringstools die repetitieve en handmatige taken elimineren de grootste impact zouden hebben op hun organisatie.

Jason Spry, Commercial Director Process Automation bij Ricoh Europe, zegt:
"Het is duidelijk dat er diepe discrepanties bestaan binnen Europese organisaties. Werknemers geven aan dat ze veel tijd besteden aan administratieve taken. Beslissers denken dat ook. Maar werknemers geloven niet dat leiders zich hiervan bewust zijn, of, als ze dat wel zijn, dat er actie wordt ondernomen. Ondertussen erkent een grote meerderheid van de beslissers de waarde van automatisering om administratieve taken te vereenvoudigen, maar het nog steeds verloren gaan van tijd toont aan dat er onvoldoende actie wordt ondernomen.

"Het probleem van administratieve lasten duikt steeds weer op in verschillende vormen omdat er weinig verandert. Deze taken blijven een enorme tijdverslinder. Bedrijven moeten actie ondernemen. De voordelen zijn te groot om te negeren: verbeterd welzijn van werknemers, productiviteitswinst en het vrijmaken van tijd om te focussen op activiteiten met toegevoegde waarde die groei stimuleren. En verder dan productiviteit, versterkt effectieve automatisering governance en vermindert het compliance-risico’s door consistente en nauwkeurige verwerking van informatie te waarborgen. Iets eenvoudigs zoals automatisering van documentbeheer zou een snelle winst moeten zijn."

Methodologie

De studie bevroeg 1.800 werknemers (23 jaar en ouder) in functies met beslissingsbevoegdheid op het gebied van inkoop, werkzaam in HR, financiën of facilitaire diensten (gelijke verdeling over deze drie afdelingen; bedrijfsgrootte en sector volgens natuurlijke verdeling), in het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk, Spanje, Italië, Nederland en Duitsland (300 respondenten per land), van 10/11/2025 tot 17/11/2025.
Daarnaast werden 6.000 kantoormedewerkers bevraagd in het Verenigd Koninkrijk, Nederland, Frankrijk, Duitsland, Spanje en Italië, van 11/11/2025 tot 17/11/2025. Het onderzoek werd uitgevoerd door Opinion Matters, dat voldoet aan de branche-standaarden voor marktonderzoek en gecertificeerde leden in dienst heeft.

¹ De algemene cijfers zijn gebaseerd op het ongecorrigeerde gemiddelde van de dagelijkse tijd besteed aan vijf gemeten administratieve taken (document- en bestandsbeheer, interne handmatige processen, opvolging van goedkeuringen, informatie zoeken en inboxbeheer) in het VK, Frankrijk, Duitsland, Nederland, Italië en Spanje. Omdat sommige taken gelijktijdig kunnen worden uitgevoerd, wordt aangenomen dat ze sequentieel worden uitgevoerd en alleen betrekking hebben op de in deze studie gemeten taken.

² 44% van de respondenten koos voor "automatiseringstools om repetitieve en handmatige taken (bijv. facturen, onkostennota's) te elimineren en tijd vrij te maken voor taken met meer toegevoegde waarde" als de technologische verbetering met de grootste impact op de groei van hun organisatie en productiviteit van werknemers, uit een lijst die onder andere AI-gebaseerd slim documentbeheer, beter geïntegreerde systemen, toegang tot realtime data, snellere IT-ondersteuning en tools die knelpunten bij goedkeuringen verminderen omvatte.