Gemeente Manage automatiseert het versturen van gemeentebelastingen met dank aan Ricoh België
22.10.2019
Gemeente Manage automatiseert het versturen van gemeentebelastingen met dank aan Ricoh België
Vilvoorde, 22 oktober 2019 – Ricoh België heeft de gemeente Manage bijgestaan om het versturen van haar gemeentebelastingen te verbeteren. Een taak die in principe zes volle dagen in beslag nam, wordt vandaag in slechts enkele muisclicks afgehandeld.
Manage - een gemeente in de provincie Henegouwen met iets meer dan 23.000 inwoners en ongeveer 9.900 belastbare huishoudens en handelszaken – verstuurde tot voor kort de belastingen nog manueel naar haar burgers. Dat was een titanenwerk voor Philippe Hanard, verantwoordelijke ambtenaar bij de belastingdienst, en voor de gemeente vooral een enorm verlies van tijd en geld. Dit kon zo niet blijven duren en een oplossing drong zich op om de verzendingsprocedure te verbeteren. Als trouwe klant voor afdrukapparatuur richtte Manage zich natuurlijk tot Ricoh om te bekijken hoe het dit proces kon optimaliseren.
6 dagen per jaar
Ieder jaar was de belastingambtenaar zes volle werkdagen bezig met het versturen van de belastingen. Twee recto-verso bladzijden die uitgeprint, gevouwen en in een gefrankeerde envelop gestoken moesten worden … En dat bijna 10.000 keer! Daarna moest hij een paar keer naar bPost in Gosselies, 20 kilometer verderop, rijden om de enveloppen in grote bakken te deponeren en te laten wegen. Voor de verzending moest alles contant betaald worden.
Ieder jaar was de belastingambtenaar zes volle werkdagen bezig met het versturen van de belastingen. Twee recto-verso bladzijden die uitgeprint, gevouwen en in een gefrankeerde envelop gestoken moesten worden … En dat bijna 10.000 keer! Daarna moest hij een paar keer naar bPost in Gosselies, 20 kilometer verderop, rijden om de enveloppen in grote bakken te deponeren en te laten wegen. Voor de verzending moest alles contant betaald worden.
Een maand later herhaalde hij deze procedure nog eens om herinneringen te sturen naar de 1.500 tot 2.000 burgers die hun belastingen nog niet betaald hadden. Dat kostte hem weer twee werkdagen. En nog een maand later moest een aangetekende zending naar de laatbetalers gestuurd worden. Hiervoor drukte hij ook nog eens etiketten af, die op iedere envelop werden gekleefd. Nog een dag waarop hij gerust iets anders had kunnen doen.
Zes volle werkdagen om belastingbrieven, herinneringen en aangetekende zendingen te versturen. Daarbovenop nog eens de kosten voor het printen, de enveloppen, de brandstof voor transport en de verzendkosten. Kortom, dit was buitengewoon tijdrovend en duur.
Automatisering van de procedures
Als trouwe leverancier van het printmateriaal van de gemeente stelde Ricoh twee oplossingen voor om tijd te winnen én de kosten te verminderen: Easy Tax Sending en Click & Post. Het resultaat? Vandaag handelt Philippe Hanard deze tijdrovende karwei met één muisclick af. Met dank aan outsourcing worden de belastingen nu in massa afgedrukt, gevouwen, in een envelop gestoken en automatisch gefrankeerd voordat ze met de post worden verzonden. Alle procedures worden met de installaties van Ricoh in goede banen geleid.
Als trouwe leverancier van het printmateriaal van de gemeente stelde Ricoh twee oplossingen voor om tijd te winnen én de kosten te verminderen: Easy Tax Sending en Click & Post. Het resultaat? Vandaag handelt Philippe Hanard deze tijdrovende karwei met één muisclick af. Met dank aan outsourcing worden de belastingen nu in massa afgedrukt, gevouwen, in een envelop gestoken en automatisch gefrankeerd voordat ze met de post worden verzonden. Alle procedures worden met de installaties van Ricoh in goede banen geleid.
In het belang van de veiligheid en de flexibiliteit is het systeem Mail ID geïnstalleerd. Zo wordt het mogelijk om de coördinaten van de ontvangers met een barcode te associëren, waarmee de vertrouwelijkheid gegarandeerd is, net als de distributie in het sorteercentrum.
Ook voor het versturen van herinneringen en aangetekende zendingen is de procedure tot een simpele muisclick herleid. Click & Post is een platform met meerdere kanalen waarmee u het verzenden van documenten per post, mail, sms of fax overal en veilig optimaliseert, vanaf een pc, een laptop, een smartphone of zelfs een tablet. Het volstaat om een modeldocument op te laden, dat vervolgens met de coördinaten van burgers gepersonaliseerd wordt. Met de goedkeuring van de gemeenteambtenaar neemt Ricoh het daarna over. Van het printen van de brieven tot het afleveren bij bPost. Ook een aangetekende zending wordt in een handomdraai verstuurd.
Een tevrede gemeente
Voor Philippe Hanard bestaat er geen twijfel over … De services Easy Tax Sending en Click & Post van Ricoh hebben hem kostbare tijd helpen winnen. Een taak die hem vroeger tot zes dagen werk kostte, is nu in amper één uur al geklaard! De ambtenaar van de gemeente kan zich vandaag op belangrijkere taken in dienst van de burgers toeleggen.
Voor Philippe Hanard bestaat er geen twijfel over … De services Easy Tax Sending en Click & Post van Ricoh hebben hem kostbare tijd helpen winnen. Een taak die hem vroeger tot zes dagen werk kostte, is nu in amper één uur al geklaard! De ambtenaar van de gemeente kan zich vandaag op belangrijkere taken in dienst van de burgers toeleggen.
De oplossingen van Ricoh hebben ons onmiddellijk overtuigd door hun gebruiksgemak, hun snelheid en vooral de aanzienlijke tijdswinst die ze ons opleveren. Wat voor mij vroeger een vervelende taak zonder toegevoegde waarde was, is nu teruggebracht tot een paar muisclicks en Ricoh doet de rest.Philippe Hanard, Verantwoordelijke gemeentebelastingen
| Over Ricoh |
Ricoh creëert digitale werkomgevingen door het gebruik van innovatieve technologieën en diensten die mensen in staat stellen slimmer te werken, vanwaar ze zich ook bevinden.
In de loop van zijn 85-jarige geschiedenis bouwde Ricoh een gecultiveerde kennis en organisatorische capaciteiten uit. Dat maakt van het bedrijf een toonaangevende leverancier van digitale diensten, informatiebeheer en print- en beeldvormingsoplossingen die zijn ontwikkeld om digitale transformatie te ondersteunen en bedrijfsprestaties te optimaliseren.
Het hoofdkantoor is gevestigd in Tokio, maar de Ricoh Group heeft belangrijke vestigingen over de hele wereld en haar producten en diensten bereiken vandaag klanten in ongeveer 200 landen en regio's. In het boekjaar dat eindigde in maart 2022 behaalde de Ricoh Group een wereldwijde omzet van 1.758 miljard yen (ongeveer 14,5 miljard USD).
Ga naar www.ricoh.be voor meer informatie.
© 2023 RICOH COMPANY, LTD. Alle rechten voorbehouden. Alle productnamen waarnaar wordt verwezen zijn handelsmerken van hun respectieve bedrijven.