Cofinimmo: een geoptimaliseerd digitaliseringsproces dankzij Ricoh en Kofax
Een pionier in de vastgoedsector
Cofinimmo werd gesticht in 1983 en is gebaseerd in Brussel. Het is de eerste Belgische vastgoedmaatschappij waarvan de activiteitensectoren zich richten tot kantoren, vastgoed voor de zorgsector en immo voor de distributiesector. Het bedrijf bezit en beheert een patrimonium van meer dan 1,8 miljoen m2 verdeeld over België, Frankrijk, Nederland en Duitsland.
Cofinimmo had al geruime tijd een systeem voor documentbeheer, waarbij de inkomende documenten gedigitaliseerd werden met een scanning-applicatie om hen te organiseren en indexeren. Maar Cofinimmo wenste deze applicatie te vervangen door een performanter alternatief met vooral een functie voor optische tekenherkenning (OCR) gebaseerd op een leertechnologie. Voor zijn boekhouding gebruikte Cofinimmo al de software Kofax Capture, met de Kofax Transformation Modules waarmee ze de indexen op de inkomende facturen al konden digitaliseren en detecteren.
“We willen de inkomende papieren facturen digitaliseren zodat deze deels automatisch gecodeerd kunnen worden. In dit kader leerden we Ricoh en zijn professionele en vakkundige consulenten kennen.”
Steve Deraedt, Head of IT – Cofinimmo
Op zoek naar verbetering
Cofinimmo wilde een geïntegreerd capture-systeem implementeren met zijn bestaande externe software voor documentbeheer om een deel van de boekhouddocumenten te archiveren. Het bedrijf wenste papieren en online documenten, brieven of andere dossiers zo makkelijk mogelijk te onderscheppen. Het doel van Cofinimmo was om het registreren en de verwerking van de inkomende documenten binnen het bedrijf te versnellen, deze in een aangename interface te indexeren en deze gemakkelijk toegankelijk te maken voor alle gebruikers van de onderneming.
Batch Capture
Eerst en vooral voerde Ricoh een analyse uit om een Digital Mailroom te organiseren: een capture-platform voor de verwerking van inkomende documenten. Cofinimmo wilde zijn documenten graag in batches behandelen. Daarom stelde Ricoh de oplossing ‘Batch Capture’ voor, met scanning-functionaliteiten naar e-mail en folders met geautomatiseerde extractie, gebaseerd op de reeds bestaande software van Kofax. Een perfecte oplossing voor scanning en batch capture dus.
Het Kofax-platform is de eerste softwareoplossing voor het onderscheppen van elektronische en papieren gegevens. Dit platform versnelt de processen door verschillende documenten en formulieren van om het even welk formaat te verzamelen (papier of elektronisch) om deze om te zetten naar precieze en makkelijk bruikbare informatie, die vervolgens overgebracht wordt naar de applicaties, workflows en databases van het bedrijf. Ongeacht de bron en de locatie van de informatie (centraal gegroepeerd, verspreid over werkstations of in gedelokaliseerde kantoren over de hele wereld), Kofax Capture helpt om deze informatie te vinden en controleren. Het platform is in staat om belangrijke gegevens te extraheren, zoals gedrukte tekst, barcodes, met de hand geschreven tekst of zelfs aan te vinken vakjes. Het is de snelste en flexibelste oplossing voor digitalisering en indexering op de markt.
Optische tekenherkenning
Al naargelang de complexiteit van de herkenning leidt het Kofax-platform naar de Kofax Transformation Modules, die bij Cofinimmo al volledig zijn geïntegreerd. Dankzij deze procedure kan een volledige optische tekenherkenning uitgevoerd worden om informatie op te zoeken op basis van het formaat, de titels of de context. Vervolgens genereert Kofax documenten die (per type) geklasseerd en geïndexeerd zijn en die klaar zijn voor verwerking of voor raadpleging in het DMS-systeem. Dit resultaat is van primordiaal belang voor een optimale en succesvolle herkenning. Hiertoe bevatten de Kofax Transformation Modules meerdere herkenningsmotoren die gebruikt worden afhankelijk van het type en de kwaliteit van het document. De Kofax Transformation Modules integreren krachtige leertechnologieën om documenten te klasseren, scheiden en extraheren, die sneller en goedkoper geconfigureerd worden dan de traditionele methodes.
Evolutieve oplossing
Cofinimmo viel voor de combinatie van de twee Kofax-tools en is zeer tevreden over de diensten van Ricoh. Het aanbod is evolutief en flexibel, wat Cofinimmo zal toestaan om zich progressief naar een volledig gedematerialiseerde flow te laten evolueren. De doelstelling? Snel besparingen doen, het werk voor de overgang tot een minimum beperken en een oplossing implementeren die zo nauw mogelijk aansluit bij de manier van werken binnen het bedrijf. In deze optiek verkiest Ricoh om in verschillende fases te werken, met beperkte perimeters via de invoering van maquettes en tests, om de gebruikers van het systeem zo vertrouwd mogelijk te maken met hun toekomstige werktool.
| Over Ricoh |
Ricoh creëert digitale werkomgevingen door het gebruik van innovatieve technologieën en diensten die mensen in staat stellen slimmer te werken, vanwaar ze zich ook bevinden.
In de loop van zijn 85-jarige geschiedenis bouwde Ricoh een gecultiveerde kennis en organisatorische capaciteiten uit. Dat maakt van het bedrijf een toonaangevende leverancier van digitale diensten, informatiebeheer en print- en beeldvormingsoplossingen die zijn ontwikkeld om digitale transformatie te ondersteunen en bedrijfsprestaties te optimaliseren.
Het hoofdkantoor is gevestigd in Tokio, maar de Ricoh Group heeft belangrijke vestigingen over de hele wereld en haar producten en diensten bereiken vandaag klanten in ongeveer 200 landen en regio's. In het boekjaar dat eindigde in maart 2022 behaalde de Ricoh Group een wereldwijde omzet van 1.758 miljard yen (ongeveer 14,5 miljard USD).
Ga naar www.ricoh.be voor meer informatie.
© 2023 RICOH COMPANY, LTD. Alle rechten voorbehouden. Alle productnamen waarnaar wordt verwezen zijn handelsmerken van hun respectieve bedrijven.