Klantencase
Gemeente Willebroek: waar erfgoed en innovatie samenkomen in de raadszaal
De gemeente Willebroek en haar uitdagingen
Met meer dan 28.500 inwoners is Willebroek een dynamische gemeente met een actieve gemeenteraad en een sterke betrokkenheid van haar burgers. De raadszaal, een beschermd en historisch waardevol lokaal, ademt nog steeds de authentieke sfeer van het verleden en vormt het kloppend hart van de lokale democratie.
De maatschappelijke evoluties van de afgelopen jaren en de versnelde digitalisering van bestuursprocessen maakten echter duidelijk dat de bestaande vergaderinfrastructuur niet langer voldeed aan de hedendaagse noden. Het systeem was eerder basaal: drie microfoons die beurtelings werden doorgegeven, geen visuele ondersteuning van agenda’s of documenten en stemmingen die mondeling en op papier werden geregistreerd.
“Ons oude systeem was eigenlijk gewoon een geluidsinstallatie. We hadden drie microfoons die werden doorgegeven. Stemmingen gebeurden mondeling en manueel. Dat was gewoon niet meer van deze tijd.”
Dirk Blommaert, algemeen directeur van lokaal bestuur Willebroek
Bekijk hiernaast de videocase en ontdek waarom Willebroek koos voor een toekomstgerichte oplossing.
De uitdaging voor de gemeente was dan ook tweeledig: enerzijds het moderniseren van de werking van de gemeenteraad met het oog op efficiëntie, transparantie en gebruiksgemak, en anderzijds het respectvol integreren van nieuwe technologie in een beschermd historisch kader — zonder afbreuk te doen aan het karakter en de authenticiteit van de ruimte.
Een partner die begrijpt wat erfgoed vraagt
De modernisering van de raadszaal vroeg om meer dan enkel technologie. De gemeente zocht een partner die begreep hoe innovatie geïntegreerd kan worden in een beschermd historisch kader.
Na een aanbestedingsprocedure kwam Ricoh als beste partner naar voren. De combinatie van technische expertise, een duidelijke projectaanpak en een oplossing op maat van een historische omgeving gaf de doorslag. Vooral de mobiliteit van het systeem — zonder nood aan bijkomende vaste bekabeling of ingrijpende breekwerken — was essentieel in deze beschermde setting.
“De samenwerking met Ricoh was zeer positief. Er was duidelijke communicatie en een goede planning van begin tot einde.”
Dirk Blommaert, algemeen directeur van lokaal bestuur Willebroek
Een historische raadszaal, klaar voor de toekomst
De keuze viel op het Bosch Dicentis-systeem, dat microfoonbeheer, digitale stemmingen en gebruiksgemak combineert in één geïntegreerd platform. Elk raadslid beschikt over een eigen microfoon, wat het debat vlotter en gestructureerder laat verlopen. Stemmingen – zowel openbaar als geheim – gebeuren digitaal, wat zorgt voor snelheid, transparantie en een correcte registratie.
Dankzij automatische cameratracking wordt de spreker meteen in beeld gebracht. In combinatie met strategisch geplaatste displays ontstaat een overzichtelijke en professionele vergaderomgeving waarin agenda’s en presentaties voor iedereen duidelijk zichtbaar zijn.
Ook de voorzitter krijgt extra ondersteuning: hij behoudt het overzicht over de spreekvolgorde en kan de vergadering efficiënt sturen. Het resultaat is een raadszaal die haar authentieke uitstraling behoudt en tegelijk volledig klaar is voor de toekomst.
“De snelheid van de vergadering is een enorme meerwaarde. Een stemming organiseren duurt nog geen halve minuut. Bij een geheime stemming moet niemand nog rondgaan met een bus en stembriefjes tellen. Alles verloopt digitaal en transparant.”
Dirk Blommaert
algemeen directeur van lokaal bestuur Willebroek
