CFO point of view: automatisering van de crediteurenadministratie moet een topprioriteit zijn
In mijn rol als CFO bij Ricoh heb ik de digitale transformatie persoonlijk ervaren. Nu deze verandering nog steeds ingrijpende impact heeft op bedrijven, wordt het belang van fundamentele processen des te duidelijker.
Neem bijvoorbeeld je crediteurenproces: kost dit onnodig veel tijd en middelen? Misschien staat het niet op de strategische radar, maar het vormt wel degelijk een obstakel voor de groei van je organisatie.
Om in een uitdagende wereld missie-kritieke beslissingen te kunnen nemen, hebben leiders met een groeimindset een helder financieel overzicht nodig. Zonder een realtime beeld van hun cashpositie zijn investeringsbeslissingen moeilijk te nemen. Een handmatig crediteurenproces kan CFO’s deze essentiële informatie niet tijdig leveren.
Volgens ons recente onderzoek Fulfilment through Work geeft 20% van de financiële besluitvormers aan dat een zware administratieve last een van de belangrijkste redenen is waarom hun medewerkers zich niet vervuld voelen in hun werk.
Het automatiseren van het crediteurenproces biedt onmiddellijk inzicht in kasstromen, prognoses en rapportages. Maar het gaat verder dan dat: het transformeert een proces dat historisch gezien zeer handmatig en tijdrovend is geweest — met een aantoonbare impact op de tevredenheid van medewerkers.
Deze transformatie is dan ook cruciaal om de medewerkerservaring te verbeteren — een aspect dat in de huidige arbeidsmarkt, waar talent schaars is, tot de absolute prioriteiten behoort. Om competitief te blijven in deze nieuwe economische realiteit zijn slimme, toekomstgerichte werkmethodes nodig in álle bedrijfsdomeinen – zelfs in de minder zichtbare.
Wat is de echte waarde van crediteurenbeheer?
Misschien heb je medewerkers die specifiek verantwoordelijk zijn voor het crediteurenproces. Zij ontvangen inkooporders, leveringsbonnen en facturen, en verwerken betalingen en overboekingen. In sommige bedrijven worden deze documenten nog steeds op papier beheerd, opgeborgen in rommelige bureaulades of overvolle archiefkasten.
Deze papieren werkwijze geeft je geen realtime overzicht van wat er werkelijk in je organisatie speelt, inclusief de werkelijke kaspositie — juist op de momenten dat je die inzichten nodig hebt. En precies dat overzicht is cruciaal om doordachte investeringen te doen, de rendementen daarvan te analyseren en substantiële besparingen te realiseren.
Investeren in een robuust systeem voor crediteurenbeheer kan aanzienlijke waarde vrijmaken binnen je organisatie. Het helpt je om interne processen duurzaam op te schalen en voor te bereiden op een toekomst vol kansen. En als de recente sprongen in digitalisering iets aantonen, dan is het dat transformatie vaak minder tijd kost dan we denken.
Elke stap in de digitalisering van het crediteurenproces biedt bovendien mogelijkheden om kosten, tijd en middelen te besparen. Fouten en kostbare misrekeningen zijn wel het laatste waar een groeiende onderneming behoefte aan heeft — zeker als ze makkelijk te voorkomen waren en tot risico's of financiële verliezen leiden.
De voordelen van het automatiseren van je crediteurenproces zijn onder meer:
1. Volledig inzicht voor onderbouwde beslissingen
Een geautomatiseerd crediteurenproces transformeert het inzicht in cashflow, prognoses en rapportages doordat het een realtime overzicht biedt van je financiële positie. Zo kunnen leidinggevenden strategische beslissingen nemen op basis van actuele en betrouwbare informatie.
Een systeem dat zich snel en soepel integreert in je bestaande processen is bovendien een belangrijk pluspunt voor het management. Het is daarbij essentieel dat de leverancier zorgt voor een goede training van de financiële teams vóór en tijdens de implementatie.
2. Brede kostenbesparingen
Investeren in een geautomatiseerd systeem betekent structureel lagere kosten voor je organisatie. Hoewel er mogelijk een initiële investering nodig is, bespaar je op de lange termijn aanzienlijk op verwerkingstijd en personeelsinzet. Bij Ricoh hebben we vastgesteld dat het systeem processen tot wel 80% versnelt — met directe voordelen voor je budget.
Bovendien krijgen je financiële medewerkers meer ruimte om zich te richten op strategische doelstellingen en initiatieven die gericht zijn op kostenbeheersing. Dit stimuleert niet alleen de groei, maar verhoogt ook de betrokkenheid van medewerkers doordat ze zien dat hun werk daadwerkelijk bijdraagt aan het succes van de organisatie.
3. Efficiënt hybride werken
Stel je voor dat je financiële team worstelt met papieren processen binnen een hybride werkstructuur. In dat geval biedt Ricoh’s veilige, cloudgebaseerde oplossing de flexibiliteit en continuïteit die nodig zijn — ongeacht waar je teamleden zich bevinden.
Als het systeem gebruikmaakt van artificiële intelligentie en machine learning, kunnen gegevensvalidatie en goedkeuringen van batchverwerkingen bovendien geautomatiseerd worden. Zo wordt de werkdruk verminderd. Takenlijsten, notificaties en versiebeheer zorgen ervoor dat het proces sneller en efficiënter verloopt, ook vanuit meerdere locaties. Zo blijft je volledige team goed geïnformeerd en op koers.
Conclusie
Het automatiseren van uw crediteurenbeheerproces gaat niet alleen om het stroomlijnen van de operaties: het is ook een strategische vereiste voor de huidige bedrijven. Terwijl financiële verantwoordelijken manieren zoeken om waarde uit hun digitale investeringen te halen, kan het concentreren op een centraal proces zoals crediteurenbeheer aanzienlijke rendementen opleveren. Naast het besparen van tijd en het verminderen van fouten, biedt automatisering realtime inzage in de kasstroom, verbetert het de besluitvorming en stelt het uw teams in staat zich te concentreren op taken met hogere toegevoegde waarde.
In een tijdperk waarin wendbaarheid en precisie essentieel zijn, stelt het omarmen van deze technologie uw personeel in staat en helpt het uw bedrijf om concurrerend, schaalbaar en veerkrachtig te blijven voor de toekomst.
Wilt u meer weten over hoe Ricoh uw bedrijf kan helpen bij het stroomlijnen van zijn crediteurenbeheerproces?
Tim Stuart
CFO, Ricoh Europe