Managed Document Solutions
Managed Document Services
Optimalisatie van uw informatiebeheer
Binnen de sterk concurrerende markten van vandaag is het efficiënt ontsluiten en verspreiden van informatie fundamenteel voor uw zakelijke succes. Ricoh Managed Document Services biedt oplossingen op maat voor de optimalisatie van uw documentprocessen, zodat de juiste informatie beschikbaar is op het juiste moment en de juiste plaats.
Onze service richt zich op drie essentiële elementen van het documentbeheer:
- Het creëren van informatie
- Het doorgeven van informatie binnen uw bedrijf
- De verwerking van informatie zodat die toegevoegde waarde oplevert voor uw bedrijf
Elke Managed Document Services-oplossing wordt ontworpen om aan te sluiten op uw behoeften, zowel wat betreft uw doelstellingen als de dagelijkse praktijk van uw bedrijf.
In nauwe samenwerking met uw team maken we gebruik van onze bewezen aanpak om zo tot de beste configuratie voor uw organisatie te komen:
- Om te beginnen evalueren we hoe uw bedrijf geprinte en digitale informatie ontsluit, gebruikt en opslaat, en onderzoeken we uw werkomgeving, uw apparatuur en de informatie zelf.
- Vervolgens gaan we aan de slag om uw infrastructuur te verbeteren en zo te verzekeren dat uw werknemers probleemloos toegang krijgen tot de informatie die ze nodig hebben om hun werk te kunnen doen
- In de volgende stap kijken we naar het input- en outputgedrag in uw bedrijf – wat uw gebruikers afdrukken en waarom
- Wanneer we deze informatie hebben verzameld, bepalen we welke technologie voor het afdrukbeheer uw bedrijf het beste kan helpen om de productiviteit te vergroten en de hoeveelheid verspilling te beperken
- Gedurende het gehele proces evalueren we hoe uw werknemers reageren op verandering en passen we indien nodig onze aanpak daarop aan
- Tot slot verzekeren we, nadrukkelijk rekening houdend met eventuele wet- en regelgeving met betrekking tot de gegevensbescherming, samen met u dat de verbeteringen blijven doorgaan naarmate uw bedrijf verder groeit en verandert
- Ricoh kan in het kader van de verleende service ook alle eventuele andere leveranciers die informatie toevoegen aan uw infrastructuur voor documentbeheer aansturen, zodat u uw processen kunt stroomlijnen en de kosten en de managementoverhead kunt beperken.
- De voordelen
-
Ricoh Document Management Services op maat zijn ontworpen om aan te sluiten op uw bedrijf, zodat u efficiënter kunt omgaan met uw informatie. Onze oplossingen hebben hun praktische nut bewezen en helpen u:
Klanttevredenheid te vergroten door kortere responstijden
Klanten verwachten en verdienen een efficiënte en goed geïnformeerde dienstverlening. Dankzij de stroomlijning van uw documentprocessen kunnen werknemers die direct met klanten werken hun taken eenvoudiger verrichten en de persoonlijke dienstverlening aanbieden die leidt tot grotere klanttevredenheid en -loyaliteit.Haal meer waarde uit uw informatiekapitaal
Onze oplossingen zijn ontworpen om het vrije verkeer van informatie door heel uw organisatie mogelijk te maken. Door uw informatie beter beschikbaar, aanpasbaar, doorzoekbaar, overdraagbaar en recyclebaar te maken, vergroot u de mogelijkheden van uw organisatie om zich snel aan te passen aan de veranderende zakelijke omgeving.Verbeter de productiviteit en beperk het afval
Door de technologie af te stemmen op de manier waarop mensen het liefste werken en hen te helpen zich aan veranderingen aan te passen, vergroten de prestaties en de productiviteit direct. Daarnaast helpen wij u de kosten van uw bedrijfsprocessen te beheersen doordat we bottlenecks opsporen en het gebruik van middelen beperken teneinde de verspilling van tijd en voorraden te beperken en de return on investment te vergroten. - Klantcase
-
De volgende klantcase illustreert hoe Ricoh Managed Document Services toegesneden worden op verschillende scenario's:
Beheersing van de outputkosten
In verschillende sectoren zoeken organisaties naar nieuwe manieren om de kosten van de backoffice te beperken zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van de dienstverlening of de klanttevredenheid.
Onze oplossingen op maat stellen organisaties in staat afdrukvolumes, -kwaliteit en -kosten te optimaliseren. Elke oplossing begint met een onderzoek naar de omvang van het machinepark, de verhouding tussen het aantal gebruikers en apparaten, de afdrukworkflows en de meest gebruikte toepassingen.
Vanuit deze inzichten werkt Ricoh vervolgens samen met de organisatie aan de implementatie van oplossingen voor:
- Het routeren van afdruktaken
- De bewaking van de toegang en beperking van verspilling
- De bewaking van het toegewezen gebruik en beheersing van de kosten per toewijzing
- De centralisatie van de reportage
- Het beheer van de outputomgeving
Beheer van meerdere leveranciers
Doordat Ricoh optreedt als enige aanspreekpunt voor documentoplossingen van derden, zijn wij in staat de tijd en de inspanning die de klant moet besteden aan verschillende leveranciers, te beperken.
Wij beheren en meten de dagelijkse activiteiten en verzekeren de handhaving van het Service Level Agreement (SLA), zodat organisaties kunnen rekenen op een constant serviceniveau. Dankzij deze benadering zijn bedrijven in staat hun uitgaven te beperken tot een kleinere groep leveranciers en zo de kosten te beperken.
Verwante oplossingen
-
Digitale Facturatie Services
Optimaliseer uw financiële activiteiten en stap over op papierloos factureren op een snelheid die zowel u, uw klanten als uw leveranciers bevalt.
-
Ricoh Expense Manager
Ricoh Expense Manager is een platform in de cloud dat het onkostendeclaratieproces van het ontvangst van de bon tot de goedkeuring en rapportage ervan automatiseert.