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DocuWare

Docuware - image - capture and organiseDocuware - image - Process documents and manage workflowsDocuware - image - Access and view content for decision making
Capturer et organiser les informationsTraiter les documents et gérer les flux documentairesAccéder au contenu et le visualiser pour prendre des décisions

Qu'ils soient en local ou dans le cloud, les documents sont facilement accessibles quand et où vous le voulez ; une simple recherche suffit pour trouver les documents dont vous avez besoin.

Caractéristiques et avantages

Les avantages de DocuWare

  • L'automatisation des flux documentaires accélère les processus et favorise l'efficacité.
  • Les accès sécurisés, contrôlés et consignés donnent des flux documentaires conformes et transparents.
  • La numérisation des documents papier réduit les dépenses de manipulation liées au temps consacré au classement, à l'achat de meubles, d'espace de bureau et d'espace de stockage hors site.
  • Les puissantes options de recherche et d'affichage permettent de récupérer rapidement les informations requises.
  • Les alertes par e-mail vous rappellent les tâches à réaliser.
  • Les apps mobiles et les interfaces web permettent une connexion depuis n'importe quel endroit, si bien que les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux documents depuis les bureaux ou la maison, lors des visites commerciales chez les clients ou pendant les déplacements.
  • Facilité d’utilisation.
  • Le système de contrôle de documents DocuWare fonctionne étroitement avec les applications familières et directement depuis les multifonctions de Ricoh.

Les principales fonctions de DocuWare

  • Les solutions DocuWare permettent d'automatiser les flux documentaires tout en protégeant les données et les documents via un système d'archivage sécurisé et centralisé.
  • Les listes de tâches, les notifications par e-mail et les rappels évitent le ralentissement des processus.
  • Une recherche permet d'identifier rapidement tous les documents associés, peu importe la source originale : création via un PC, extrait d'un courrier électronique, document Microsoft Office ou document papier numérisé.
  • Les accès enregistrés et monitorés permettent à tout le monde de rester au courant.
  • Facilité de gestion des enregistrements afin de contrôler et d’établir des rapports dans le temps.
  • Disponibilité en local ou dans le cloud.

Solutions DocuWare pour PME et grandes entreprises

  • Comptabilité

    Approbation automatisée des factures, vérification en 3 étapes et autres processus AP, contrôle et vérification des achats, génération rapide de preuves de livraison pour accélérer le traitement des comptes clients et partage aisé des fichiers pour des audits sans stress.

  • Ressources humaines

    Optimisation de la procédure d’entrevue en acheminant les documents administratifs papier, stockage des informations de manière conforme, gain de temps avec accès en libre-service des employés aux fiches de paie, formulaires, et plus encore.

  • Ventes

    Accès direct aux devis et à l'historique d'achat des clients, les listes de tâche aident la direction à suivre la progression.

  • Technologies de l'information

    Système de gestion des enregistrements sûr et facile d’utilsation, incluant un calendrier de sauvegardes et une solution de récupération en cas de sinistre.

  • Administration publique

    Des agences gouvernementales locales aux agences régionales, les documents accessibles au public peuvent être facilement partagés sous forme numérique, ce qui permet aux municipalités de gagner du temps et de l'argent.

  • Enseignement

    Les dossiers des étudiants, y compris les documents financiers, sont stockés et partagés de manière conforme par les utilisateurs autorisés.

  • Fabrication

    Les flux de travail et les listes de matériaux clairement documentés permettent à la production de respecter le budget et les échéances.