Cas client
La commune de Manage réduit le temps de traitement des taxe communales de plusieurs jours à une heure grâce à Ricoh
La commune de Manage et ses défis
La commune de Manage, située dans la province de Hainaut (environ 23.000 habitants), faisait face à un défi administratif de taille. Chaque année, près de 10.000 avis d’imposition devaient être traités manuellement : impression, pliage, mise sous enveloppe, affranchissement, transport vers bpost… et ce n’était que le début. Les rappels (1.500 à 2.000 envois) ainsi que les lettres recommandées aux retardataires demandaient encore plusieurs jours supplémentaires.
Au total, six journées complètes de travail étaient nécessaires pour l’envoi des avis d’imposition, des rappels et des envois recommandés. À cela s’ajoutaient les coûts d’impression, l’achat des enveloppes, le pliage manuel, le carburant pour le transport et les frais postaux. En deux mots : chronophage et coûteux.
Mise en place de Easy Tax Sending et Click & Post
L’envoi des taxes communales représentait pendant des années une tâche fastidieuse pour l’employé communal Philippe Hanard. Aujourd’hui, ce processus s’effectue d’un simple clic. Grâce aux solutions Easy Tax Sending et Click & Post, les documents sont imprimés en masse, pliés, insérés dans une enveloppe, affranchis et envoyés en toute sécurité via bpost.
Afin de garantir la confidentialité et une distribution correcte, la commune utilise le Mail ID. Les coordonnées des destinataires sont associées à un code-barres, ce qui assure la sécurité et un traitement fluide. De plus, la commune bénéficie de tarifs préférentiels pour ses envois.
Click & Post offre également une grande flexibilité : qu’il s’agisse de lettres, de rappels ou d’envois recommandés, tout est géré depuis une seule plateforme. Un modèle de document est facilement téléchargé, personnalisé et, après validation, automatiquement traité et envoyé par Ricoh. Le résultat parle de lui-même : ce qui nécessitait autrefois plusieurs jours est aujourd’hui réalisé en une heure. Philippe Hanard peut désormais se consacrer à des tâches plus importantes pour les citoyens.
"Ce qui nécessitait autrefois plusieurs jours est aujourd’hui réalisé en une heure."
Philippe Hanard
Responsable du service des taxes
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