Pourquoi investir dans une plateforme d’expérience au travail peut donner plus de pouvoir à vos collaborateurs

Responsables des installations : améliorer l’expérience des visiteurs et des employés au sein de l’entreprise

Les responsables des installations sont régulièrement chargés d’accueillir visiteurs et VIP, et de veiller à ce qu’ils bénéficient d’une expérience fluide sur site. La dernière chose que vous souhaitez est de faire attendre vos visiteurs à l’accueil ou de leur demander de remplir une multitude de formulaires avant d’être autorisés à entrer.

L’utilisation de RICOH Spaces permet de supprimer ces frictions. Vous pouvez planifier l’ensemble de la visite directement dans la plateforme, envoyer des invitations et des questionnaires pour vérifier si le visiteur a des besoins spécifiques en matière d’accessibilité, de stationnement ou d’alimentation, ainsi que des formulaires électroniques ou des accords de confidentialité à signer. Selon les réponses du visiteur, vous pouvez réserver des salles, demander du matériel audiovisuel supplémentaire, passer des commandes de restauration et réserver des places de parking ou des emplacements pour vélos.

À leur arrivée, les visiteurs saisissent un code PIN sur un panneau numérique, ce qui imprime automatiquement un badge d’accès et vous notifie pour les accueillir. C’est rapide et simple, cela réduit le temps d’attente à l’accueil et contribue à donner immédiatement une impression positive de votre entreprise.

Les responsables des installations consacreront également du temps à explorer les analyses du lieu de travail dans RICOH Spaces. Par exemple, les capteurs environnementaux peuvent suivre la lumière, le bruit, la température, l’humidité et la pression de l’air, et permettre des ajustements continus des systèmes de chauffage, ventilation et éclairage afin d’améliorer le confort et le bien-être des employés. De même, les données d’occupation en temps réel aident à renforcer la préparation aux situations d’urgence, en cas d’incident nécessitant une évacuation immédiate.

RH : soutenir un travail hybride agile, productif et collaboratif

Pour votre équipe RH, les tableaux de bord analytiques permettent de suivre l’efficacité de vos politiques de travail hybride. Vous pouvez consulter des données sur la fréquence et les moments de présence des employés au bureau et prendre des décisions pour renforcer la cohésion et la culture d’entreprise. Si les employés utilisent rarement le bureau, vous pouvez organiser des événements de groupe sur site pour encourager la collaboration. Pour aider les collaborateurs en situation de handicap, vous pouvez également mettre en avant, dans la plateforme, les salles accessibles aux fauteuils roulants et les sièges adaptés sur les plans des étages. 

RICOH Spaces peut également jouer un rôle dans vos efforts de recrutement et de gestion des talents. Offrir aux employés des solutions flexibles et faciles à utiliser positionne votre organisation comme innovante, et vous aide à attirer des candidats talentueux, notamment parmi les jeunes générations de natifs numériques.

Les consultants en environnement de travail Uncoded ont récemment adopté RICOH Spaces dans leurs bureaux de Londres. Leur directeur commercial a déclaré à propos de la plateforme : « Alors que nous continuons à croître, mettre des capacités numériques de pointe entre les mains de nos employés nous aidera à attirer et à retenir les meilleurs talents. »

Équipe des opérations : gérer l’espace de travail avec efficacité

L’adoption de RICOH Spaces facilite également la vie des équipes opérations. Tout d’abord, toutes les réservations d’espaces se font via une plateforme centralisée : les employés peuvent se connecter depuis un navigateur web ou une application pour réserver des bureaux, des salles de réunion, des zones de collaboration, des casiers, des places de parking, des emplacements pour vélos, et plus encore. Ils peuvent planifier leur journée entière avant de quitter leur domicile et ne perdent pas de temps à chercher un espace à leur arrivée. La société de gestion de patrimoine Evelyn Partners utilise la plateforme pour gérer plus de 1 150 bureaux et 125 emplacements pour vélos.

RICOH Spaces permet aux équipes opérations de gérer l’espace de travail avec une agilité inédite. Les données d’occupation en temps réel aident à suivre l’utilisation des espaces par les employés et à identifier les besoins de réaménagement et d’optimisation des configurations. Par exemple, si vous constatez que les employés utilisent davantage le bureau pour des sessions d’idéation en groupe plutôt que pour le travail individuel, vous pouvez prendre des mesures pour ajouter plus de zones de collaboration et de salles de réunion.

Service financier : réduire les coûts immobiliers et énergétiques

Avec RICOH Spaces, les services financiers peuvent suivre les tendances d’utilisation des bureaux sur le long terme afin de garantir un retour sur investissement positif, à la fois du point de vue du bien-être des employés et de l’optimisation de l’espace. Ces informations permettent de prendre des décisions plus intelligentes et basées sur les données concernant l’utilisation de vos locaux. Vous pouvez ainsi libérer de l’espace pour la collaboration en présentiel, créer des hubs de communication ou réduire le nombre de salles de réunion en fonction des besoins de vos collaborateurs. 

Par exemple, lorsque la grande compagnie aérienne easyJet a mis en place RICOH Spaces pour soutenir sa stratégie de travail hybride, elle a rapidement constaté qu’elle n’avait plus besoin d’autant d’espace dans son siège et a pu améliorer la productivité et la collaboration de ses équipes.

De plus, l’intégration de capteurs énergétiques avec RICOH Spaces offre aux services financiers des informations détaillées sur la consommation et les dépenses électriques sur le lieu de travail. Grâce à ces données, il est possible d’identifier des opportunités pour réduire les coûts énergétiques et adopter des pratiques plus écologiques, comme éteindre le matériel informatique en fin de journée ou ajouter de l’isolation pour limiter les pertes de chaleur.