Un processus de numérisation optimisé chez Cofinimmo grâce à Ricoh et Kofax

Accélération de l’enregistrement et du traitement des documents entrants

Vilvoorde, le 12 octobre 2017 – Chaque jour, la société immobilière belge, Cofinimmo, reçoit énormément de documents à traiter de ses clients et partenaires : courriers, factures, emailings... L’entreprise utilisait déjà un système de document management mais désirait néanmoins améliorer ses processus de numérisation. Cofinimmo a alors fait appel à Ricoh afin d’implémenter différentes solutions proposées par l’entreprise et augmenter ainsi son efficacité. 

Un pionnier dans le secteur de l’immobilier
Fondée en 1983 et basée à Bruxelles, Cofinimmo est la première société immobilière belge dont les principaux secteurs d’activités sont l’immobilier de santé, les bureaux et l’immobilier de réseaux de distribution. L’entreprise détient et gère un patrimoine immobilier de plus de 1,8 million de m² réparti en Belgique, en France, aux Pays-Bas et en Allemagne.

Cofinimmo possédait déjà depuis quelques temps un système de Document Management ; les documents entrants étaient numérisés avec une application de scanning qui permettait de les organiser et indexer. Mais Cofinimmo désirait néanmoins améliorer ses processus de numérisation et disposer d’une fonctionnalité de reconnaissance avancée des caractères (OCR), basée sur une technologie d'apprentissage. Pour sa comptabilité, Cofinimmo utilisait déjà le logiciel Kofax Capture avec les Kofax Transformation Modules qui lui permettaient de numériser et de détecter les index présents sur les factures entrantes.
« Nous souhaitions mettre en place l’acquisition des factures papiers entrantes en format digital pour un encodage en partie automatisé de nos factures entrantes. C’est dans ce cadre que nous avons fait la connaissance de Ricoh et de ses consultants professionnels et qualifiés. » Steve Deraedt, Head of IT de Cofinimmo
En quête d’améliorations
Cofinimmo souhaitait implémenter un système de capture intégré avec son logiciel de gestion documentaire tiers qui était déjà utilisé pour archiver une partie de ses documents comptables. Elle désirait pouvoir capturer le plus facilement possible les documents papier, en ligne, provenant d’un courriel ou de différents dossiers. L’objectif de Cofinimmo était d’accélérer l’enregistrement et le traitement des documents entrants au sein de la société, et de les indexer dans une interface conviviale afin que tous les utilisateurs de l’entreprise puissent y avoir accès facilement.
Capture par lots
Dans un premier temps, Ricoh a effectué une analyse afin de mettre en place une Digital Mailroom : une plateforme de capture permettant de prendre en charge le traitement des documents entrants. Comme Cofinimmo souhaitait traiter ses documents par lots, Ricoh lui a proposé l’implémentation de la solution “Batch Capture” comprenant les fonctionnalités de scanning vers e-mail et dossier avec extraction automatisée, basé sur le logiciel de Kofax déjà existant. Une solution qui répondait parfaitement à la demande de scanning et capture par lots.

La plateforme Kofax est la première solution logicielle de capture de données électroniques et papiers. Cette plateforme accélère les processus en collectant divers documents et formulaires, de n’importe quel format (document papier ou fichier électronique), pour les transformer en informations précises et faciles à exploiter, qui sont ensuite transférées dans les applications, workflows et bases de données de l’entreprise. Peu importe la source et l’endroit où se trouve l’information (regroupée sur un site central ou dispersée sur des plans de travail ou dans des bureaux délocalisés à travers le monde), Kofax Capture aide à la retrouver et garantit le contrôle du contenu. La plateforme est capable d’extraire des informations importantes, comme du texte imprimé, des codes à barres, des mots manuscrits ou même des cases à cocher. Il s’agit de la solution de numérisation et d’indexation la plus rapide et flexible du marché.
Reconnaissance optique des caractères
Suivant la complexité de la reconnaissance, la plateforme Kofax effectue un routage vers l’outil Kofax Transformation Modules qui est déjà entièrement intégré chez Cofinimmo. Cette procédure permettra d’effectuer une reconnaissance optique des caractères complète afin d’effectuer des recherches d’informations sur base du format, des titres de position ou encore du contexte. De suite Kofax génère des documents classifiés (par type) et indexés qui sont prêts à traiter ou consulter dans le système GED. Ce résultat est primordial pour garantir une reconnaissance optimale. Pour ce faire, les Kofax Transformation Modules contiennent plusieurs moteurs de reconnaissance possibles qui seront utilisés en fonction du type et de la qualité du document. Les Kofax Transformation Modules intègrent de puissantes technologies d’apprentissage pour classifier, séparer et extraire des documents, qui peuvent être configurés plus rapidement et pour un coût inférieur aux méthodes traditionnelles.
Solution évolutive
Cofinimmo a été séduit par l’association des deux solutions Kofax et se dit très contente des services effectués par Ricoh. L’approche proposée est évolutive et flexible, ce qui permettra à Cofinimmo de se diriger progressivement vers un flux complet dématérialisé. L’objectif ? Faire des économies rapidement, limiter la gestion du changement et mettre en place une solution la plus proche possible de la manière de travailler de l’entreprise. Dans cette optique, Ricoh préfère travailler en différentes phases, avec des périmètres limités en mettant œuvre des maquettes et pilotes, afin de permettre aux utilisateurs de la solution de mieux appréhender leur futur outil de travail.