Les dirigeants reconnaissent la surcharge administrative, mais les employés à travers l’Europe perdent encore 15 heures par semaine à des tâches administratives.
Plus d’un quart (26 %) des employés de bureau déclarent encore passer la majeure partie de leur journée de travail moyenne à des tâches administratives en dehors de leur cœur de métier
Dans les six marchés étudiés, les employés consacrent en moyenne 15 heures par semaine à cinq tâches administratives clés analysées
Londres, 10 décembre 2025 – De nouvelles recherches menées par Ricoh Europe révèlent un fossé grandissant au sein des organisations européennes. Les dirigeants reconnaissent que les tâches administratives nuisent à la productivité et admettent que les processus manuels exposent les entreprises à des risques inutiles. Pourtant, trop peu d’actions sont entreprises, tandis que les employés indiquent que cette charge continue de les détourner d’activités créatrices de valeur.
Dans toute la région, employés et décideurs affirment qu’une part trop importante du temps de travail est consacrée à des tâches à faible valeur ajoutée. Plus d’un quart des décideurs (28 %) estiment que leurs employés passent la majeure partie de leur journée de travail moyenne à des tâches administratives en dehors de leur cœur de métier, un chiffre très proche des 26 % de salariés qui déclarent la même chose. Dans les six marchés clés étudiés, les employés consacrent en moyenne environ 15 heures par semaine[1] aux cinq principales tâches administratives mesurées – soit l’équivalent de près de deux journées de travail perdues au profit de tâches routinières telles que la gestion de documents et des processus manuels comme les feuilles de temps. De manière préoccupante, seuls 43 % des employés de bureau déclarent passer la majeure partie de leur journée à des activités génératrices de valeur.
Les conséquences vont bien au-delà de la perte de productivité. Une gestion inefficace des documents expose les organisations à des risques de conformité et opérationnels. Plus de la moitié des décideurs (60 %) et 44 % des employés de bureau ont constaté qu’une personne avait commis, ou failli commettre, une erreur grave au cours des cinq dernières années en raison d’informations obsolètes ou incorrectes causées par des systèmes ou processus inefficaces. Sur la même période, 62 % des décideurs déclarent que leur organisation a subi ou a évité de justesse une violation de données ou de conformité liée à des documents mal gérés ou manquants.
Des frustrations quotidiennes qui aggravent le problème
Les employés déclarent faire face à une série de frustrations administratives quotidiennes et évitables qui érodent discrètement la productivité, notamment la ressaisie des mêmes informations dans plusieurs systèmes (35 %), la gestion de boîtes de réception surchargées (33 %), la recherche de fichiers dans plusieurs systèmes ou espaces de stockage partagés (32 %) et la mise à jour manuelle de rapports (26 %). Ces problèmes peuvent, ensemble, faire chuter le temps disponible et le moral.
Les répercussions sont claires. Près d’un quart (23 %) déclarent que leur charge administrative limite leur productivité et 19 % qu’elle freine leur créativité. Les employés sont clairs sur ce que permettrait une réduction de l’administratif : davantage de plaisir au travail grâce à des tâches plus créatives (29 %), plus de valeur délivrée (27 %), ainsi que des améliorations dans leur capacité à prendre de meilleures décisions stratégiques, à résoudre davantage de problèmes clients et à livrer des projets plus rapidement (21 %).
Un décalage persistant et un manque d’action
Malgré l’impact, de nombreux employés estiment que le problème n’est pas pleinement reconnu. Un quart (25 %) des employés de bureau pensent que les décideurs sous-estiment le temps perdu à cause de l’administratif, 23 % estiment que les charges administratives sont réparties de manière injuste et, plus inquiétant encore, seuls 18 % pensent que leur employeur se soucie réellement de leur charge administrative. Pourtant, 61 % des décideurs estiment que de nouveaux outils et systèmes ont simplifié les flux de travail et réduit la charge administrative dans leur organisation, et près de la moitié (44 %)[2] considèrent que les outils d’automatisation supprimant les tâches répétitives et manuelles auraient l’impact le plus important sur leur organisation.
Jason Spry, Directeur commercial de l’automatisation des processus chez Ricoh Europe, déclare :
« Il est clair qu’il existe de profonds décalages au sein des organisations européennes. Les employés disent passer un temps considérable sur des tâches administratives. Les décideurs le pensent aussi. Mais les salariés ne croient pas que les dirigeants en soient conscients ou, s’ils le sont, qu’ils prennent des mesures pour y remédier. Pendant ce temps, une large majorité de décideurs reconnaît la valeur de l’automatisation pour simplifier l’administratif, mais le temps toujours perdu montre que l’action ne suit pas.
« La problématique de la charge administrative réapparaît sous différentes formes parce que peu de choses changent. Ces tâches restent un énorme gouffre de temps. Les entreprises doivent agir. Les bénéfices sont trop importants pour être ignorés : amélioration du bien-être des employés, gains de productivité et libération de temps pour se concentrer sur des activités à valeur ajoutée qui stimulent la croissance. Et au-delà de la productivité, une automatisation efficace renforce la gouvernance et réduit les risques de conformité en garantissant un traitement cohérent et précis de l’information. Quelque chose d’aussi simple que l’automatisation de la gestion documentaire devrait être une victoire rapide. »
Méthodologie
L’étude a interrogé 1 800 employés (âgés de 23 ans et plus) occupant des postes de décideurs en matière d’achats, travaillant dans les ressources humaines, la finance ou les services généraux (répartition équitable entre ces trois départements ; taille d’entreprise et secteur selon la distribution naturelle), au Royaume-Uni, en France, en Espagne, en Italie, aux Pays-Bas et en Allemagne (300 répondants par pays), du 10/11/2025 au 17/11/2025.
En complément, 6 000 employés de bureau ont été interrogés au Royaume-Uni, aux Pays-Bas, en France, en Allemagne, en Espagne et en Italie, du 11/11/2025 au 17/11/2025. L’étude a été menée par Opinion Matters, qui respecte les normes du secteur des études de marché et emploie des membres certifiés.
1 Les chiffres globaux reposent sur la moyenne non pondérée du temps quotidien consacré à cinq tâches administratives mesurées (gestion de documents et de fichiers, processus manuels internes, relance des validations, recherche d’informations et gestion de la boîte de réception) au Royaume-Uni, en France, en Allemagne, aux Pays-Bas, en Italie et en Espagne. Étant donné que certaines tâches peuvent être réalisées simultanément, les estimations supposent qu’elles sont effectuées de manière séquentielle et ne concernent que les tâches mesurées dans cette étude.
2 44 % des répondants ont sélectionné « des outils d’automatisation pour supprimer les tâches répétitives et manuelles (par exemple factures, notes de frais) et libérer du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée » comme l’amélioration technologique ayant l’impact le plus important sur la croissance de leur organisation et la productivité des employés, parmi une liste incluant notamment la gestion documentaire intelligente basée sur l’IA, des systèmes plus intégrés, l’accès à des données en temps réel, un support IT plus rapide et des outils réduisant les goulets d’étranglement liés aux validations.