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L’après Covid-19 : les nouvelles normes selon Ricoh

Vilvoorde, le 22 juin 2020 – Dès janvier 2020, le groupe Ricoh avait pris les devants face à la crise sanitaire et établi un plan d’action dont la finalité était double. D’une part, garantir la sécurité et le bien-être des employés et de leurs familles, et assurer, d’autre part, la continuité de l’approvisionnement, des activités et des services de qualité. Avec l’intensification imminente du retour progressif en entreprise, Ricoh montre l’exemple en faisant usage d’un grand nombre de solutions pour continuer à travailler efficacement ensemble, de manière décentralisée.

Avec la mise sur pied d’une équipe de gestion de crise pour le Covid-19 dès janvier 2020, le groupe Ricoh a pu réaliser – sans heurt – une transition globale de ses employés vers cette nouvelle norme qui a marqué la période de confinement : le travail à distance.

Work together, anywhere
Travailler ensemble, partout : c’est sous ce slogan que Ricoh a regroupé un aperçu de ses solutions pour aider les organisations à maintenir leurs activités et à rester connectées en ces temps de distanciation sociale. Des solutions informatiques et d’infrastructure sécurisées dignes de grandes entreprises, qui offrent aux petites entreprises les moyens de rebondir.

Nous vivons une période sans précédent. Plus que jamais, le rôle crucial des infrastructures IT nous saute aux yeux. Cela fait 80 ans que Ricoh propose des solutions sur lesquelles toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, peuvent compter. Garantir la sécurité, maximiser l’engagement et la productivité des collaborateurs de nos clients, tout en leur permettant d’assurer la continuité de services de qualité en toutes circonstances, ce n’est pas seulement notre métier : c’est notre philosophie !
Eric Gryson, CEO de Ricoh Belgium

Après plusieurs semaines de confinement et de télétravail pour la quasi-totalité des collaborateurs de Ricoh Belgium, certains ont déjà pu retourner sur leur lieu de travail à Vilvorde depuis le 6 mai dernier, et à Nivelles ou chez Upfront depuis le 11 mai. Une attention particulière aux mesures de sécurité a bien entendu encadré cette reprise, comme par exemple le respect d’une limite maximum de collaborateurs présents : 50 à Vilvorde, 10 à Nivelles, 5 chez Upfront, avec inscription obligatoire en ligne. Ces chiffres ont depuis évolué et Ricoh utilise maintenant le logiciel “save your seat” créé par Orbid, société récemment acquise par Ricoh, mais les autres mesures restes inchangées: le maintien d’une distance de deux mètres, l’emprunt des escaliers plutôt que de l’ascenseur, le port du masque en salle de réunion pour les employés et dans le showroom pour les visiteurs, la présence de gel hydroalcoolique et de spray désinfectant, le remplacement des robinets par des robinets automatiques dans les sanitaires, le contrôle du système d’air conditionné, et l’installation d’écrans Plexiglas à la réception.

Reprise du chemin de l’entreprise
Avec l’intensification progressive dans les semaines à venir du retour des collaborateurs en entreprise, la question se pose : quelles normes règneront à l’avenir ? Pour le groupe Ricoh, il n’y a pas de doute permis : la simplification du travail à distance, l’automatisation des processus, et les solutions « cloud » doivent devenir des priorités absolues.

L’après Covid-19 : les nouvelles normes selon Ricoh

Des solutions pour simplifier le travail à distance

Garder la même productivité à la maison qu’au bureau peut représenter un véritable défi, qu’il est toutefois nécessaire de relever pour garantir la continuité de ses services et de ses activités. Ricoh met en avant quatre de ses solutions, faciles et rapides à mettre en place pour booster son business :

Des solutions d'automatisation des processus

Maximiser la productivité de son entreprise passe aujourd’hui pour l’automatisation des flux documentaires quotidiens, qu’il s’agisse de documents entrants ou sortants. Ricoh propose les trois solutions suivantes qui permettent de gagner du temps :

Des solutions d'infrastructure et "cloud"

La popularité des services à distance et solutions « cloud » grandit sans cesse. Plusieurs solutions existent afin de permettre aux collaborateurs d’accéder facilement et de manière sécurisée à leur environnement de travail :

  • FlexRoom : une solution de vidéoconférence via un navigateur web, pratique et sécurisée, qui permet de collaborer efficacement avec ses collègues, fournisseurs, partenaires et clients sans prise de tête.

  • ShortRent : la solution populaire de location de matériel informatique pour courte durée de Ricoh. Une solution flexible et avantageuse pour équiper ses collaborateurs d’ordinateurs, ordinateurs portables, écrans et logiciels – livraison, installation et support compris.

  • Click & Post : un bureau un bureau de poste virtuel pour l’envoi de communications en tout genre (courrier, recommandés, e-mails, fax, SMS) via une plateforme unique, en quelques clics et en toute sécurité. Pour simplifier et rationaliser l’envoi de factures, rappels, mailings, contrats, confirmations de commande, offres et autres, par voie postale ou en ligne.

  • Le Home Office bundle : la solution sur mesure la plus complète pour travailler de chez soi aussi efficacement qu’au bureau. Le Home Office bundle permet de disposer d'un ordinateur portable performant, avec clavier, souris et écran supplémentaire, d’une chaise de bureau ergonomique, d’une imprimante et de tout le nécessaire pour les réunions : casque, webcam, haut-parleur et logiciel.
  • DocuWare : une solution pour automatiser les tâches routinières, gérer de manière efficace la numérisation, l’envoi, l’approbation et la signature de documents, tels que factures ou commandes, et empêcher la perte de ceux-ci, tout en permettant de retrouver les informations sans effort.

  • La Digital Mailroom : la solution qui permet de numériser tous les documents et le courrier entrant, afin d’être redirigés de manière totalement sécurisée et confidentielle, vers le bon collaborateur dans le format souhaité. Réception, tri, numérisation et distribution, tout est possible, même l’intégration avec d’autres applications de traitement, tel qu’un CRM, ou de stockage.

  • Les Smart Lockers : un système de casiers intelligents qui permet un stockage électronique sécurisé et dynamique, avec un accès sans clé, donc sans tracas.
  • iWorkplace : une solution complète pour un environnement de travail intelligent et évolutif, qui permet à une entreprise de se passer d’une infrastructure informatique propre. Plus besoin de se soucier de la gestion, des mises à jour ou de la sécurité, iWorkplace s’occupe du stockage, du serveur, des applications standards, du back-up, de la protection, de la gestion et du suivi des utilisateurs.

  • iTalk : la solution VoIP (voice over IP) pour économiser jusqu’à 80% des frais de téléphone en remplaçant les lignes et centrales téléphoniques par un système téléphonique innovant dans le cloud. En plus, il est possible de combiner plusieurs appareils avec un même numéro. C’est donc une solution idéale lorsque les collaborateurs d’un même service sont éparpillés géographiquement.

  • Les Smart Meeting bundles : des offres flexibles de produits et services à la pointe de la technologie pour pouvoir organiser, sans tracas inutile, des réunions dont tout le monde tirera le meilleur parti. Des solutions de collaboration ultra-interactives (webcam, système de conférence, écrans, tableaux interactifs) pour maximiser la productivité lorsqu’une partie des employés est en télétravail ou en déplacement.

  • Les caméras thermiques : une méthode d’observation pour assurer la sécurité de tous (employés, clients et visiteurs) en dépistant de manière rapide, sûre et intelligente des anomalies telles que le feu ou les températures corporelles anormalement élevées. Des caméras d’imagerie portables ou sur pied, précises et dotées d’intelligence artificielle.

Le travail à distance, le maintien de la collaboration et de la productivité, la simplification des tâches routinières et des processus habituellement gourmands en temps et en ressources, la facilitation d’un accès sécurisé à des infrastructures et applications « cloud », … Autant de services que Ricoh Belgium assure en continu grâce à son réseau international d’experts en informatique qui permet d’apporter une assistance locale et même de former les collaborateurs d’équipes dispersées. Autant dire que les employés et les clients de Ricoh sont prêts pour les semaines à venir !

|A propos de Ricoh|

Ricoh est une entreprise technologique mondiale, qui transforme la manière dont les gens travaillent depuis plus de 80 ans. Sous son slogan – imagine. change. – Ricoh continue de mettre à la disposition des entreprises et des individus les services et les technologies qui inspirent l'innovation, contribuent au développement durable et stimulent la croissance des affaires. Parmi ceux-ci figurent des systèmes de gestion documentaire, des services informatiques, des solutions d'impression de production, des systèmes de communication visuelle, des appareils photo numériques et des systèmes industriels. 
Le Groupe Ricoh, qui a son siège à Tokyo, est présent dans environ 200 pays et régions. Pour l’exercice fiscal clos en mars 2017, le Groupe Ricoh a réalisé un chiffre d’affaires mondial de 2 028 milliards de yens (environ 18,2 milliards USD). 
Pour plus d’informations, visitez : www.ricoh.be/presse 

Pour plus d’informations, contactez
All Colors of Communication – Rodrigue Delépine 
Tel.: +32 (0) 52 55 33 26