Zes essentiële acties voor afdrukbeveiliging die elke IT-manager moet ondernemen
Cyberaanvallen komen steeds vaker voor. Voor de beveiliging van uw IT-infrastructuur is het daarom noodzakelijk dat u anticipeert op alle mogelijke kwetsbaarheden. Afdrukbeveiliging is iets dat vaak over het hoofd wordt gezien, maar is tegenwoordig van cruciaal belang voor organisaties van elk formaat.
Printers zijn allang niet meer alleen maar uitvoerapparaten: het zijn digitale machines die bedrijfsworkflows en documentbeheer aansturen. Deze geavanceerde technologische producten zijn verbonden met uw netwerk en verwerken een aanzienlijke hoeveelheid gegevens van uw organisatie. Daarom is het essentieel dat IT-managers van afdrukbeveiliging een belangrijk aandachtspunt maken.
Afdrukbeveiliging moet inspelen op een verspreid personeelsbestand
De risico's van onbeveiligde printers
Onbeveiligde printers vormen een aanzienlijk risico. Ze kunnen leiden tot datalekken, hackpogingen, financiële verliezen en inbreuk op de naleving.
Cybernews, een platform voor beveiligingsnieuws, haalde in augustus 2020 de krantenkoppen toen het bekend maakte wereldwijd bijna 28.000 printers te hebben 'gehackt'. Deze actie maakte duidelijk dat er dringend behoefte is aan beveiliging van printers.
Interessant genoeg was het eigenlijk helemaal geen hacken wat Cybernews deed. Ze maakten gebruik van standaard afdrukopdrachten om documenten naar externe printers te sturen, waarbij ze ruim binnen de ontworpen functionaliteit van deze apparaten bleven. Dit maakt duidelijk dat we printerbeveiliging serieus moeten nemen.
Bovendien blijkt uit recent onderzoek van Quocirca dat 61% van de organisaties te maken heeft gehad met gegevensverlies door onbeveiligd afdrukken. Laten we het echter van de positieve kant bekijken: een bemoedigende 79% van de IT-besluitvormers is van plan om dit jaar meer geld uit te trekken voor afdrukbeveiliging.
Afdrukbeveiliging: 6 essentiële acties
1. Voer een controle uit van uw afdrukbeveiliging:
Begin met een uitgebreide controle van de afdrukbeveiliging. Evalueer welke soorten gegevens uw organisatie vaak print of digitaliseert, identificeer ongeautoriseerde afdrukapparaten binnen uw netwerk en leg potentiële beveiligingsrisico's bloot in uw huidige processen.
2. Zorg dat gegevens altijd worden gecodeerd:
Uw printers moeten beschikken over ingebouwde mogelijkheden voor gegevenscodering om alle inkomende en uitgaande gegevens te beschermen. Als dit nog niet het geval is, overweeg dan om te upgraden naar apparaten met geavanceerde technologieën zoals Trusted Platform Module (TPM 2.0), die de codering en gegevensbescherming versterkt, en SSD-opslag (Solid-State Drive), die het structureel moeilijker maakt om verwijderde gegevens te herstellen. Deze functies minimaliseren het risico op gegevenslekken aanzienlijk en bieden een extra beveiligingslaag voor uw afdrukactiviteiten.
3. Implementeer gebruikersverificatie:
Gebruikersverificatie is cruciaal voor printerbeveiliging. Zorg ervoor dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot uw printers, als beveiliging tegen mogelijke beveiligingsinbreuken. Implementeer robuuste mechanismen, zoals 'swipe card'-systemen of pincodeverificatie.
Met traceerbare gebruikers-ID's kunt u bijhouden wie de printer gebruikt, wat ze afdrukken en wanneer ze dit doen. Het is een effectieve manier om gebruikers verantwoordelijk te houden en uw afdrukactiviteiten verder te beveiligen. Elke beveiligingslaag telt bij het beschermen van gevoelige gegevens.
4. Versterk de beveiliging van apparaatgegevens:
Uw intelligente printers moeten over mogelijkheden beschikken zoals het overschrijven van latente gegevens en het coderen van gegevens, die van vitaal belang zijn voor het minimaliseren van de risico's op gegevensinbreuk. Ze moeten ook in staat zijn om ongebruikte apparaatpoorten te sluiten, zodat potentiële toegangspunten voor bedreigingen van de afdrukbeveiliging worden geblokkeerd.
Het is belangrijk dat uw apparaten actueel blijven met de meest recente beveiligingsupdates. Idealiter hebben uw printers hiervoor geautomatiseerde systemen. Regelmatige updates zorgen niet alleen voor nieuwe functionaliteit, maar zijn ook cruciaal voor het verhelpen van zwakke plekken in de beveiliging. Met een up-to-date printer zorgt u ervoor dat uw afdrukbeveiliging zo robuust mogelijk is.
5. Blijf voortdurend bewaken:
Stel een beleid op om uw software, servers en printerbeveiligingsinstellingen dag en nacht te bewaken. Door voortdurende controle kunt u potentiële bedreigingen in realtime detecteren en onmiddellijk actie ondernemen om schade te voorkomen of te beperken.
6. Voer regelmatig penetratietests uit:
Schakel een betrouwbare externe partij in om regelmatig penetratietests uit te voeren. Een penetratietest bootst een echte cyberaanval na en helpt u om kwetsbaarheden te ontdekken en uw beveiliging te verbeteren.
Kies een leverancier van printservices met een bewezen beveiligingsreputatie
Als u op zoek bent naar een leverancier van Managed Print Services, kies er dan eentje met een robuuste trackrecord in beveiliging. Om Ricoh als voorbeeld te gebruiken:
Erkend als leider in de IDC MarketScape: Worldwide Security Solutions and Services Hardcopy 2022-2023 Vendor Assessment, lopen we voorop met het aanbieden van geavanceerde oplossingen.
Door RICOH Print Management Cloud bieden we eersteklas beveiligingsfuncties die worden ondersteund door ons Ricoh Always Current Technology -platform. Dit platform houdt onze infrastructuur up-to-date met de nieuwste beveiligingsverbeteringen, gereed om te worden gedownload en geactiveerd wanneer het u uitkomt.
We zijn goed op de hoogte van de veranderende behoeften van het huidige verspreide personeelsbestand en bieden robuuste ondersteuning voor flexibel werken en veilige digitale documentworkflows door een cloudgebaseerde afdrukinfrastructuur. Met een 'zero-trust'-beveiligingsaanpak als uitgangspunt zorgen we voor volledige informatiebeveiliging op alle contactpunten.
“Ricoh zou ook moeten worden overwogen door klanten die op zoek zijn naar een leverancier die ze kunnen vertrouwen met kritieke bedrijfsprocessen en -infrastructuur — zowel op het gebied van beveiliging als resultaten”.
IDC MarketScape 2022-2023